Lors de la prise de possession du bien et à la remise des clés, le bailleur et le locataire remplissent ce document pour décrire l’état des pièces, les équipements et les relevés des compteurs d’électricité, de gaz et d’eau. Il recense également le nombre de clés et les accès (box, cave, etc.) afin de disposer d’un état des lieux complet et opposable.
Le formulaire doit être établi en deux exemplaires, signés par les deux parties, et conservé avec le contrat de location. Les relevés de compteurs et les observations sur chaque pièce doivent être renseignés avec précision. Le locataire dispose de dix jours pour demander une rectification ; à défaut, il peut saisir la commission de conciliation.