En application du principe de séparation des exercices, les biens reçus ou les prestations dont l’entreprise à bénéficier, mais sans encore avoir reçu la facture, à la date de clôture nécessite l’inscription en comptabilité d’une FNP (facture non parvenue).
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FNP : principe ¶
Le principe fondamental de la comptabilité appelé « spécialisation des exercices » ou de manière plus explicite « séparation des exercices », veut que soient rattachés à chaque exercice comptable (période de 12 mois) les charges (les coûts) et les produits (principalement les ventes) qui le concerne. Les évènements donnant naissance à ces coûts et gains peuvent être en décalage avec la date réelle d’enregistrement de la facture. Ces opérations doivent parfois être ajoutées au moment du bilan.
Les règles de la comptabilité invitent à constater l’impact des évènements dans l’entreprise au moment de leur naissance sans tenir compte de la présence du document définitif, telle la facture s’y rattachant. Ainsi, un coût peut naître sur une période alors que son enregistrement comptable définitif peut l’être sur la période suivante à réception de la facture. Cette opération fera alors l’objet d’une facture non parvenue en comptabilité (FNP).
FNP et bilan ¶
Au bilan, ces FNP sont présentes au passif sur la même ligne que les dettes fournisseurs
| PASSIF | |
| CAPITAUX PROPRES | |
| PROVISIONS | |
| DETTES Emprunts auprès d’établissements bancaires Dettes fournisseurs et comptes rattachés Dettes fiscales et sociales Autres dettes Comptes de régularisation | FNP |
| TOTAL PASSIF | |
La charge à payer ¶
La charge à payer résulte du décalage entre la naissance du coût et l’enregistrement du document définitif en comptabilité (facture d’achat, bulletin de paie pour la prise des congés payés, etc.).
Ainsi, la charge à payer consiste à ajouter une charge à un exercice afin que ce dernier constate un coût dans l’objectif de compenser la charge enregistrée ultérieurement sur la période suivante. La charge à payer sera en effet annulée sur l’exercice suivant, on parle de « contrepassation » ou « d’extourne » :
| Exercice comptable | Suivi de la CAP |
| N enregistrement de la CAP | + Coût |
| = Fin N | = Coût supporté par N |
| N+1 annulation de la CAP de l’exercice précèdent | - Coût |
| N+1 enregistrement du document | + Coût |
| = Fin N+1 | = 0 €, impact amoindri, voire nul |
La charge à payer doit s’approcher au mieux du coût à supporter par l’exercice qui la voit naître, de légères différences peuvent toutefois exister et dont l’impact sera inscrit sur l’exercice ayant enregistré le document définitif. Exemples :
| Exercice comptable | Suivi de la CAP (charge à payer) |
| N enregistrement de la CAP | + 10 000 € |
| = Fin N | = 10 000 € |
| N+1 annulation de la CAP de l’exercice précèdent | - 10 000 € |
| N+1 enregistrement du document | + 10 200 |
| = Fin N+1 | = 200 € coût |
| Exercice comptable | Suivi de la CAP |
| N enregistrement de la CAP | + 10 000 € |
| = Fin N | = 10 000 € |
| N+1 annulation de la CAP de l’exercice précèdent | - 10 000 € |
| N+1 enregistrement du document | + 9 700 € |
| = Fin N+1 | = - 300 € économie sur les charges |
La facture non parvenue (FNP) : enregistrement comptable ¶
La FNP est une forme de CAP. Elle consiste à passer un achat sur N alors que la facture sera enregistrée sur l’exercice suivant N+1. Il s’agit par exemple d’une prestation de service consommée sur N (sous-traitance, honoraires, électricité, etc.) ou de la réception de biens (marchandises, matières premières, etc.) dont la facture sera datée sur l’exercice suivant. La charge sera alors enregistrée sur N+1 alors que le coût devra être supporté en N.
En comptabilité, elle sera enregistrée selon le schéma suivant.
| Date | Compte | Intitulé compte | Débit | Crédit |
| Fin de période | 60 à 62 | Achats de biens et services | HT | |
| 44586 | TVA sur factures non parvenues | TVA | ||
| 4081 | Fournisseurs – Factures non parvenues | TTC | ||
| FNP | ||||
Exemple : la marchandise reçue non facturée (MRNF) ¶
L’entreprise ALPHA réceptionne des marchandises le 29 décembre N. Le fournisseur BETA lui adresse la facture début janvier. Celle-ci est datée du 2 janvier N+1 et mentionne un coût d’achat de 5.000 € HT, TVA à 20 %, franco de port (facture n°001). Le coût des biens doit impacter N alors que la charge sera enregistrée au 2 janvier N+1 :
| Date | Compte | Intitulé compte | Débit | Crédit |
| 31/12/N | 607 | Achats de marchandises | 5.000 | |
| 44586 | TVA sur factures non parvenues | 1.000 | ||
| 4081 | Fournisseurs – Factures non parvenues | 6.000 | ||
| FNP sur MRNF facture n°001 du 02/01/N+1 de BETA | ||||
Extrait du bilan :
| PASSIF | |
| CAPITAUX PROPRES | |
| PROVISIONS | |
| DETTES Emprunts auprès d’établissements bancaires Dettes fournisseurs et comptes rattachés Dettes fiscales et sociales Autres dettes Comptes de régularisation | 6.000 |
| TOTAL PASSIF | |
Début N+1, la charge à payer est annulée (extourne) :
| Date | Compte | Intitulé compte | Débit | Crédit |
| 01/01/N+1 | 4081 | Fournisseurs – Factures non parvenues | 6.000 | |
| 01/01/N+1 | 607 | Achats de marchandises | 5.000 | |
| 44586 | TVA sur factures non parvenues | 1.000 | ||
| Extourne FNP sur MRNF facture n°001 du 02/01/N+1 de BETA | ||||
La facture est datée du 02/01/N+1 :
| Date | Compte | Intitulé compte | Débit | Crédit |
| 02/01/N+1 | 607 | Achats de marchandises | 5.000 | |
| 44566 | TVA sur autres biens et services | 1.000 | ||
| 401 | Fournisseurs | 6.000 | ||
| Facture n°001 de BETA | ||||
Extrait du grand livre :
| 607 – Achats de marchandises | ||
| Débit | Crédit | |
| 01/01/N+1 Extourne FNP | 5.000 | |
| 02/01/N+1 Facture n°001 | 5.000 | |
| TOTAL | 5.000 | 5.000 |
| SOLDE | 0 |
|
Par ces jeux d’écritures comptables, nous constatons que la charge enregistrée en N+1 n’aura aucun impact sur N+1 puisque ce coût a été rattaché à l’exercice N.