Le provisionnement des charges de personnel : congés payés, intéressement, indemnités de licenciement, etc.
Principes comptables
Les enregistrements comptables doivent respecter plusieurs principes comptables. Deux principes ont des répercussions directes sur les enregistrements des charges de personnel :
| Principes | Contenu |
| Le principe de prudence | On enregistre en comptabilité les risques de perte rattachés à l'année (exemple : les litiges). |
| Le principe de séparation des exercices | Chaque charge ou produit doit être rattaché au bon exercice comptable. Si charge à cheval sur 2 années : découpage (CUT OFF) |
Distinction entre dettes, charges à payer et provision : les principes
| PASSIFS | OBLIGATION | ÉCHÉANCE | MONTANT | Enregistrements comptables |
| Dettes | Certaine | Précise | Précis (bulletin de paye) | Exemple : paie mensuelle Débit : 641 Rémunération du personnel Crédit : 421 Personnel Rémunération due |
| Charges à payer (CAP) | Certaine | Incertitude faible (à estimer) | Incertitude faible (à estimer) | Exemple : Prime de partage de la valeur Technique comptable : la charge à payer : 8 en 3ème position (4X8) Débit : 641 Rémunération du personnel Crédit : 428 – Personnel charges à payer |
| Provision pour risques et charges | Certaine ou probable | Non précise | Non précis | Exemple : litige devant le Conseil des prud’hommes Schéma d’enregistrement comptable : Débit : 68 – Dotation aux provisions Crédit : 15 - Provision pour risques et charges |
| Passif éventuel (ex. : caution) | Improbable | Improbable | Improbable | Exemple : se porter caution pour une autre personne Aucun enregistrement (mais si montant du cautionnement significatif : mention en annexes) |
Distinction entre dettes, charges à payer et provision : cas pratique (clôture au 31 décembre)
| Situations | Dettes | Charges à payer | Provision | Passif éventuel | Enregistrement comptable de clôture |
| Cotisations sociales patronales du mois de décembre | X | Débit : 645 - charges patronales Crédit : 43- Organismes sociaux | |||
| Licenciement économique annoncé au CSE en décembre N | (X) si négociation avancée | X (si négociation à peine débutée) | Débit : 687 Dotations exceptionnelles aux provisions Crédit : 154 – Provision pour restructuration | ||
| Projet de licenciement économique pour N+1 non divulgué par la direction | X | Aucun enregistrement comptable car rien n’est divulgué | |||
| Droits aux congés payés des salariés au 31/12/N | X | Débit :
Crédit :
| |||
| Intéressement calculé sur des données économiques de N et versé en N+1 | X | Débit : 641 Rémunération du personnel Crédit : 428 Personnel – charges à payer | |||
| Indemnités de départ à la retraite futures "gagnées" par les salariés chaque année (ou IFC – indemnités de fin de carrière) | X | X (TPE) | Débit : 6815 Dotations aux provisions d’exploitation
|
Le provisionnement des indemnités de fin de contrat
En cas de licenciement pour motif personnel ou économique
1er cas : compression probable du personnel
Dans ce cas, aucune provision ne doit être constatée car il n’y a pas d’engagement.
2e cas : licenciement annoncé avant la clôture
Provision nécessaire si :
- Licenciement individuel : lettre de convocation à entretien préalable envoyée avant la clôture
- Licenciement collectif : lettre entretien préalable envoyée ou CSE informé + plan formalisé + délai faible avant licenciement
- On utilise alors pour le provisionnement le compte 158 : autres provisions pour charge
3e cas : licenciement prononcé avant la clôture :
- Il est nécessaire d’en tenir compte en comptabilité si la lettre de notification est envoyée avant la clôture
- Si le montant des indemnités est connu : on constate une charge à payer (compte 6414 par le crédit du compte 428)
- Si le montant n’est pas connu avec exactitude : on constate une provision (compte 68 par le crédit du compte 158)
En cas de rupture conventionnelle du contrat de travail
On distingue les 2 situations suivantes :
- Si signature de la convention avant clôture (sans homologation) : constatation d’une provision (compte 158)
- Si homologation avant clôture : constatation d’une charge à payer (6414 par 428).
Traitement fiscal
Les provisions pour indemnités de licenciement économique doivent faire l'objet d'une réintégration extra-comptable pour la détermination du résultat fiscal.
Exemple
Enoncé
Une société annonce en réunion du comité social et économique (CSE), le 28/12/N, la décision de procéder à un licenciement économique de 5 personnes au 1er trimestre N+1. La société clôture ses comptes au 31 décembre N.
Les coûts prévisionnels seront les suivants :
- Indemnités de préavis : 4 500 €
- Indemnité de licenciement : 3 000 €
- Indemnités de congés payés : 1 250 €
- Honoraires de la cellule de reclassement : 2 500 €
Quel sera le traitement comptable et fiscal ?
Quel serait le traitement comptable si les lettres de convocation avaient été envoyées en décembre N et le coût prévisionnel relativement certain ?
Traitement comptable et fiscal
Le CSE étant informé, un plan formalisé et les délais faibles avant le licenciement, une provision est donc nécessaire.
Provision = 4.500 + 3.000 + 2.500 = 10.000 €
Les congés payés ne sont pas à intégrer dans le calcul car ils sont déjà comptabilisés dans la provision globale pour congés payés pour l’ensemble des salariés.
| Date | N° PCG | Libellés | Débit | Crédit |
| 31/12/N | 6815 | Dotation aux provisions d’exploitation | 10.000 | |
| 31/12/N | 158 | Autres provisions pour charges | 10.000 | |
Traitement fiscal
La provision pour licenciement économique n’est pas déductible, mais seulement pour la partie relative à l’indemnité de licenciement. 3.000 € sont à réintégrer extracomptablement.
Quel aurait été le traitement comptable si les lettres de convocation sont envoyées en décembre N et le coût prévisionnel relativement certain ?
Dans cette situation, une charge à payer est à enregistrer au lieu d’une provision :
| Date | N° PCG | Libellés | Débit | Crédit |
| 31/12/N | 641 | Rémunération du personnel | 10.000 | |
| 31/12/N | 428 | Personnel – charges à payer | 10.000 | |
Le provisionnement des congés payés
La législation des congés payés
Les salariés ont droit à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif soit 5 semaines de congés payés par an (sauf accord conventionnel plus favorable).
Dans le cas général, la période de référence est comprise entre le 1er juin N au 31 mai N+1.
Les indemnités de congés payés sont calculées selon la méthode la plus favorable pour le salarié entre :
- 10% de la rémunération perçue pendant la période de référence
- Le maintien de salaire.
La dette provisionnée pour congés payés
À la clôture, la plupart des salariés ont acquis des droits à congés payés au cours de l’exercice N, mais qu’ils ne prendront qu’en N+1. Une dette provisionnée pour congés payés doit ainsi être constatée. Il s’agit en réalité d’une charge à payer et non d’une provision.
De manière simplifiée, en cas de clôture au 31 décembre, la dette provisionnée peut être calculée de la manière suivante :
Dette provisionnée pour congés payés = masse salariale de juin à décembre x 1/10 + droits à congés de N-1 non encore utilisés
Dans les faits, la charge à payer est souvent évaluée à l’aide du logiciel de paye en distinguant la situation de chaque salarié pour une évaluation la plus précise possible. Les cotisations sociales patronales et les taxes sur congés payés (contribution formation, taxe d’apprentissage, effort à la construction) doivent également être provisionnées.
Exemple :
Une société clôture ses comptes au 31 décembre N.
- La balance du 1er juin au 31 décembre, fait apparaître le solde suivant : 641 - Salaires bruts : 220.000 €
- Taux de cotisation patronale moyen : 31% soit environ 100.000 €
- Taux de charges fiscales moyen : 2,13% soit environ 8.900 €
- Par simplification, provisionnement avec règle du 1/10
| Date | N° PCG | Libellés | Débit | Crédit |
| 31/12/N | 641 | Rémunération du personnel 220.000 x 10% | 22.000 | |
| 31/12/N | 645 | Charges de sécurité sociale et de prévoyance 100.000 x 10% | 10.000 | |
| 31/12/N | 633 | Impôts, taxes, versements assimilés sur rémunérations 8.900 x 10% | 890 | |
| 31/12/N | 4282 | Dettes provisionnées pour congés payés | 22.000 | |
| 31/12/N | 4382 | Charges sociales sur congés payés 10.000+890 | 10.890 | |
Le provisionnement des taxes sur les salaires
Beaucoup d'impôts et taxes sont basés sur les données passées de l'entreprise (salaires ou chiffre d'affaires de l'année N).
Même si ces impôts ou taxes sont exigibles lors de l'année N+1, une charge à payer doit être constatée en N dans la mesure où ils se basent sur des données de l'année N.
La taxe d’apprentissage et la contribution formation sont désormais versées tous les mois ou trimestres aux URSSAF et ne nécessitent plus d’enregistrements de charges à payer.
Pour la participation de l’employeur à l'effort de construction, cela reste nécessaire. Les entreprises de plus de 50 salariés doivent en effet verser 0.45% des salaires bruts versés en année N à un organisme agréé, au plus tard le 31 décembre N+1.
Exemple
La société Agencetour clôture ses comptes au 31/12, elle a un effectif de 25 salariés.
Pour le mois de janvier, le montant des salaires bruts s'est élevé à 450 000 €.
Procédez à l’enregistrement de la provision pour effort à la construction
Le montant restant à inscrire en charge à payer est de 450 000 x 0.45% = 2 025
| Date | N° PCG | Libellés | Débit | Crédit |
| 31/12/N | 6334 | Participation de l’employeur à l’effort de construction | 2.025 | |
| 31/12/N | 4386 | Organismes sociaux – charges à payer | 2.025 |
Le provisionnement de l’intéressement
Principes de l’intéressement
L’intéressement des salariés est facultatif. Il bénéficie à l’ensemble des salariés de l’entreprise.
Son calcul doit être lié aux résultats ou aux performances de l’entreprise.
Il peut être immédiatement disponible.
Régime social
Les primes d’intéressement sont exonérées de cotisations sociales salariales sauf CSG (9.2%) et CRDS (0.5%) sur 100% de l’intéressement et sont exonérées de cotisations patronales.
Les primes d’intéressement versées sont soumises au forfait employeur (20%) pour les entreprises dont l’effectif excède 250 salariés.
Enregistrement comptable
Les primes d’intéressement sont enregistrées en compte 6414 – Rémunération du personnel - Indemnités et avantages divers
Exemple
Le montant de l’intéressement pour une SA est évalué à environ 100 000 € à la clôture au 31 décembre N.
Au 28/02/N+1, le montant de l’intéressement est définitivement fixé à 100 000 €.
Effectif = 400 salariés
L’effectif excédant 250 salariés, le forfait social au taux de 20% est dû.
Enregistrements comptables nécessaires à la clôture et au 28/02/N+1 :
| Date | N° PCG | Libellés | Débit | Crédit |
| 31/12/N | 6414 | Rémunération du personnel | 100.000 | |
| 31/12/N | 4286 | Personnel – autre charge à payer | 100.000 | |
| Intéressement de l’exercice N | ||||
| 31/12/N | 645 | Charges de sécurité sociale et de prévoyance | 20.000 | |
| 31/12/N | 4386 | Organismes sociaux – charge à payer | 20.000 | |
| Charge à payer forfait social employeur 100.000 x 20% | ||||
| 28/02/N+1 | 4286 | Personnel – autre charge à payer | 100.000 | |
| 28/02/N+1 | 431 | Sécurité sociale 100.000 x 9,7% | 9.700 | |
| 28/02/N+1 | 421 | Personnel Rémunération due | 90.300 | |
| Constatation intéressement N |
Le provisionnement de la prime de partage de la valeur (PPV)
La prime de partage de la valeur, nouvelle version de la prime Macron peut être versée depuis le 1er juillet 2022. Dans le cadre de la clôture des comptes annuels, nous abordons dans cet article l’enregistrement comptable.
PPV : principe
Instaurée par la loi 2022-1158 du 16 août 2022, la prime de partage de la valeur remplace la PEPA (prime exceptionnelle de pouvoir d’achat) dont la première version avait vu le jour suite à la crise des gilets jaunes. Cette nouvelle version est majorée dans son montant et pour la première fois pérennisée.
La PPV (prime de partage de la valeur) peut être versée par l’employeur à tous les salariés dont la rémunération n’excède pas 3 fois le SMIC. Elle peut atteindre jusqu’à 3.000 € voire 6.000 € par salarié lorsque l’entreprise dispose d’un accord d’intéressement. Ces sommes sont exonérées de cotisations sociales. L’exonération d’impôt sur le revenu n’est en revanche applicable que jusqu’au 31 décembre 2023.
Elle doit être comptabilisée dans le compte 6413 – Primes et gratifications.
Enregistrement à la clôture
La CNCC et du CSOEC avait précisé pour la PEPA les conditions nécessitant l’enregistrement comptable d’une charge à payer à la clôture lorsqu’elle pourrait être versée par l’employeur l’année suivante. Cette analyse peut être reprise pour la PPV.
Ainsi, une telle charge à payer devrait être comptabilisée si les 2 critères suivants sont réunis :
- une communication de l’entreprise intervenue au plus tard à la date de clôture a créé une attente légitime de la part des salariés concernés sur le fait qu’ils bénéficieront de la prime de partage de la valeur
- l’obligation de l’entreprise vis-à-vis des salariés peut être évaluée avec une fiabilité suffisante à la date de clôture.
Exemple : une entreprise de 100 salariés verse une PPV de 3.000 € par salarié.
L’écriture comptable sera la suivante à la clôture :
| PCG | Libellé | Débit | Crédit |
| 6413 | PPV | 300 000 | |
| 4284 | Autre charge à payer | 300 000 |