Révision des comptes : le cycle « Personnel »
- 64 – Charges de personnel (notamment les comptes 641 et 645)
- 42 – Personnel et comptes rattachés et 43- Sécurité sociale et autres organismes sociaux.
Compte 641 – Rémunération du personnel
Le compte 641 comprend l’ensemble de la rémunération brute du personnel. Le principal contrôle consiste à rapprocher le montant du compte 641 avec l’état de synthèse annuel de la DSN (déclaration sociale nominative).
Les principaux écarts en la matière concernent le décalage de règlement, provisions pour congés payés et les sommes non soumises à cotisations sociales telles les indemnités de licenciement.
Les congés payés, les comptes épargne temps et les RTT nécessitent d’enregistrer une charge à payer à ce sujet. Le calcul est le plus souvent réalisé à partir du logiciel de paye. Les cotisations sociales et les charges fiscales (taxe d’apprentissage, effort à la construction) sur congés payés font également l’objet d’un provisionnement selon le schéma suivant :
| Date | N° PCG | Libellé | Débit | Crédit |
| Clôture | 6412 | Congés payés | x | |
| 645 | Charges de sécurité sociale et de prévoyance | x | ||
| 633x | Impôts et taxes sur rémunérations | x | ||
| 4282 | Dettes provisionnées pour congés payés | x | ||
| 4382 | Charges sociales sur congés payés | x | ||
| Provisionnement des congés payés | ||||
L’écriture doit être justifiée avec l’état des congés payés, édité à partir du logiciel de paye.
Comptes 645 – Charges de sécurité sociale et de prévoyance
Le compte 645 comprend l’ensemble des cotisations sociales patronales relatives aux salaires versés.
Il est nécessaire de réaliser les vérifications suivantes :
- un contrôle des soldes de chaque compte 645 (URSSAF, Pôle emploi, retraite complémentaire, mutuelle), avec la DSN et autres relevés de cotisations
- un contrôle de cohérence par rapport à N-1 des montants de cotisations patronales
- un contrôle du ratio Comptes 645 – charges patronales / Comptes 641 - Salaires bruts
Taux qui est compris entre 15% et 50% selon les salaires moyens
Ce dernier ratio doit être compris entre 10 et 50% selon les salaires moyens pratiqués dans l’entreprise. À structure d’effectif constant, ce taux doit être relativement stable. Le taux varie surtout en fonction de la réduction sur les bas salaires (ex-réduction Fillon) dont les employeurs bénéficient pour les salariés dont la rémunération est inférieure à 1,6 SMIC.
Comptes 633 – Impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations
Les comptes 633 sont des impôts assis sur les salaires bruts versés. C’est pour cette raison qu’ils sont généralement intégrés au cycle Personnel.
Ces taxes font généralement l’objet d’un provisionnement mensuel directement à partir du logiciel de paye. L’enregistrement comptable est souvent automatisé.
Pour la taxe d’apprentissage, la contribution formation et la participation des employeurs à l’effort de construction, l’enregistrement de clôture est le suivant :
| Date | N° PCG | Libellé | Débit | Crédit |
| Clôture | 6333 | Contribution formation | x | |
| 6334 | Effort à la construction | x | ||
| 6335 | Taxe d’apprentissage | x | ||
| 438 | Charges à payer et produits à recevoir | x | ||
| Provisionnement des taxes assises sur les salaires | ||||
Un contrôle de solde annuel doit être réalisé. La contribution formation s’élève, dans les entreprises d’au moins 11 salariés à 1%. Le solde du compte 6333 doit donc être égal au solde du compte 641 (rapproché de la DSN) relatif aux salaires bruts multiplié par 1%. Le raisonnement est identique avec la taxe d’apprentissage (au taux de 0,68%) et l’effort à la construction (au taux de 0,45%).
Comptes 42 – Personnel et comptes rattachés
Le compte 421 correspond aux salaires nets versés aux salariés. Ce compte n’est pas soldé à la clôture lorsque la rémunération est versée au début du mois suivant. Dans ce cas, un contrôle du solde avec le livre de paye du premier mois de l’exercice suivant est nécessaire.
En outre, les comptes 425 – Personnel, avances et acomptes et 427 – Personnel - oppositions, doivent être soldés à la clôture.
Comptes 43 – Sécurité sociale et autres organismes sociaux
Dans ces comptes, transitent les cotisations sociales salariales et patronales versées aux organismes sociaux.
Pour chaque caisse (URSSAF, retraite complémentaire, mutuelle, etc.), le solde créditeur de clôture doit correspondre aux cotisations salariales et patronales dues pour le dernier mois de l’exercice (ou trimestre en cas de versement trimestriel).
Ces soldes doivent être contrôlés à partir du livre de paye et de la DSN.
Compte 4421 – Prélèvement à la source
Dans ce compte transite le montant des prélèvements à la source de l’impôt sur le revenu relatif aux salaires versés. Les sommes relatives à la paye d’un mois donné sont à reverser le 5 ou le 15 du mois suivant (option pour le versement trimestriel pour les entreprises de moins de 11 salariés). Le solde créditeur du compte 4421 doit correspondre aux prélèvements à la source du dernier mois ou trimestre de l’exercice.
Ce solde doit être justifié à partir du livre de paye et de la DSN.