Facture électronique : le circuit classique d'une facture selon la norme AFNOR
Rédigé par Damien PEAN
Titulaire d'un DESCF (diplôme d'études supérieures comptables et financières, BAC+5), Damien Péan intervient depuis 15 ans en tant que formateur dans les domaines de la comptabilité, de la fiscalité, du contrôle de gestion et de l'analyse financière. Il s'adresse autant à des étudiants et à des publics non-initiés, qu'à des professionnels confirmés pour des formations courtes ou longues.
Il collabore en parallèle depuis 10 ans à l'écriture de nombreux articles et fiches pratiques et autres outils de gestion pour le site legifiscal.fr
Bibliographie
- Livre « Comprendre les comptes annuels » (Gereso, 5e édition, 2022)
Deux familles de statuts pour suivre la facture
Le parcours d'une facture électronique s'accompagne de statuts de cycle de vie, qui se répartissent en deux familles distinctes :
● les statuts de transmission, posés par les Plateformes Agréées, qui suivent le cheminement technique de la facture : Déposée ou Rejetée à l'émission, Émise, Reçue ou Rejetée en réception, puis Mise à disposition ;
● les statuts de traitement, posés par les entreprises elles-mêmes (vendeur ou acheteur), qui peuvent intervenir de façon indépendante et dans un ordre variable : Refusée, Prise en charge, En litige, Suspendue, Complétée, Approuvée, Approuvée partiellement, Paiement Transmis, Encaissée, ou encore Annulée lorsqu'une facture rectificative vient remplacer la facture initiale.
Parmi l'ensemble de ces statuts, quatre sont dits « obligatoires » : Déposée, Rejetée, Refusée et Encaissée doivent systématiquement être transmis à l'administration fiscale, via le Concentrateur de Données du Portail Public de Facturation (CdD PPF), notamment pour préparer le pré-remplissage de la déclaration de TVA. Le statut Encaissée n'est toutefois obligatoire vis-à-vis de l'administration que si la TVA de la facture est due à l'encaissement ; il peut néanmoins être transmis à l'acheteur dans les autres cas, à titre purement informatif.
Les contrôles réalisés par les plateformes
Avant qu'une facture ne soit acceptée, chaque Plateforme Agréée (à l'émission comme à la réception) applique une série de contrôles, en cascade :
● des contrôles techniques : antivirus, détection de fichiers vides, vérification de l'enveloppe d'échange. En cas d'anomalie, la facture est déclarée IRRECEVABLE (code 501), avec un motif transmis à l'émetteur pour correction ;
● des contrôles applicatifs : vérification de la structure du format (contrôle du schéma XSD pour les fichiers XML). Là encore, une anomalie entraîne un statut IRRECEVABLE (code 501) ;
● des contrôles fonctionnels : conformité au profil utilisé (EN16931, EXTENDED-CTC-FR, BASIC WL...), respect des règles de gestion propres à la réforme, détection des doublons, vérification de l'adresse de facturation électronique du destinataire. À l'issue de cette étape, la facture reçoit le statut Rejetée en cas d'erreur, ou Déposée à l'émission, respectivement Rejetée ou Reçue en réception.
Lorsque les factures sont transmises par lots, un contrôle global du paquet intervient d'abord ; en cas d'anomalie sur l'un des fichiers, la pratique la plus courante consiste à rejeter l'ensemble du lot (IRRECEVABLE) plutôt que d'isoler la seule facture fautive, charge à l'émetteur de reconstituer et retransmettre l'envoi.
Les 7 étapes du circuit standard
Le cas nominal se décompose en sept étapes, dont la numérotation sert ensuite de référence commune à l'ensemble des 44 cas d'usage du document :
● Étape 1 — le vendeur crée la facture depuis son système d'information (flux 2), à la suite d'une transaction commerciale, et la transmet à sa Plateforme Agréée d'émission (PA-E) ;
● Étape 2 — la PA-E effectue ses contrôles, transmet les données requises par l'administration (flux 1) au CdD PPF, fait suivre la facture à la Plateforme Agréée de réception (PA-R) de l'acheteur, et transmet le statut Déposée ;
● Étape 3 — la PA-R reçoit la facture, exécute ses propres contrôles, crée les statuts Reçue puis Mise à disposition, et met la facture à disposition de l'acheteur ;
● Étape 4 — l'acheteur traite la facture et pose les statuts correspondants (Refusée, Prise en charge, En litige, Approuvée, Approuvée partiellement, Suspendue...), transmis au vendeur via sa PA-E ; en cas de statut Suspendue, le vendeur peut répondre avec un statut Complétée apportant les éléments manquants ;
● Étape 5 — l'acheteur paie la facture et peut transmettre un statut Paiement Transmis, que le vendeur reçoit via sa PA-E ;
● Étape 6 — le vendeur encaisse la facture (hors circuit de facturation électronique) ; si la TVA est exigible à l'encaissement, il crée et transmet le statut Encaissée, relayé par sa PA-E à la fois au CdD PPF et à la PA-R de l'acheteur ;
● Étape 7 — le CdD PPF réceptionne le statut Encaissée, clôturant ainsi le circuit vis-à-vis de l'administration fiscale.
Ce circuit nominal constitue la grille de lecture commune à l'ensemble des cas d'usage : chaque cas particulier (facture déjà payée, multi-commande, paiements mensuels...) vient s'y greffer en ajoutant ou en adaptant certaines étapes, sans jamais remettre en cause cette architecture de base.
Source : AFNOR, XP Z12-014, Annexe A, chapitre 3.2.2, version 1.4 du 30 juin 2026 page 17