Facturation électronique – cas d'usage n°5 et 6 : frais professionnels payés par les collaborateurs

Comprendre les codes BT, BG et EXT-FR-FE

Avant d'entrer dans le détail, il nous faut préciser la signification des codes techniques cités entre parenthèses dans cette fiche (BT-23, BT-113...). Ils viennent de la norme européenne EN16931, qui donne un identifiant unique à chaque donnée d'une facture électronique : BT (Business Term) pour un champ précis, comme le montant à payer, et BG (Business Group) pour un regroupement de champs, comme le bloc « Vendeur ». Les codes EXT-FR-FE- sont le même principe, mais pour les ajouts spécifiquement français, comme le tiers PAYEUR.

Dans l'usage quotidien, ces codes n'apparaissent pas. Votre logiciel de facturation affiche des libellés classiques (« Montant TTC », « Date d'échéance »), jamais « BT-112 ». Ils redeviennent utiles lorsqu'une facture est rejetée par une Plateforme Agréée (le message d'erreur cite souvent le code en cause) et lors du paramétrage d'un nouveau logiciel de facturation.

C'est donc surtout un outil de diagnostic, à connaître sans nécessairement le maîtriser au quotidien.

Cas n°5 : la facture est déjà libellée au nom de l'entreprise

C'est le cas le plus simple : un collaborateur avance des frais professionnels, mais la facture émise par le vendeur est directement établie au nom de l'entreprise, et non à son nom personnel.

Exemple : un commercial réserve en ligne un billet de train pour un déplacement professionnel avec sa carte bancaire personnelle, mais indique la raison sociale et l'adresse de son entreprise lors de la commande. La SNCF émet alors la facture au nom de l'entreprise. Ce cas relève pleinement de la facturation électronique classique, le collaborateur étant simplement considéré comme un tiers payeur.

En pratique, le collaborateur doit communiquer au vendeur l'adresse de facturation électronique de son entreprise ainsi que son numéro de SIREN. Pour les entreprises ayant un volume important de notes de frais, il est possible de créer une adresse dédiée à ce seul usage, par exemple sous la forme SIREN_FRAISCOLLABORATEUR, afin de faciliter le tri et le rapprochement comptable.

Pour que l'entreprise puisse ensuite rattacher la facture au bon collaborateur et à son justificatif, une information d'identification peut être renseignée dans la facture, en prenant soin d'éviter d'y faire figurer le nom du salarié pour des raisons de protection des données personnelles (RGPD). Un matricule ou un identifiant interne est préférable. Techniquement, cette information peut apparaître via le bloc PAYEUR (EXT-FR-FE-43) avec le profil français étendu, via l'objet facturé (BT-18) ou un attribut dédié (BT-161) avec le profil européen standard, ou encore, en cas de paiement par carte bancaire, via les données de carte masquée (BT-87) et le nom du porteur (BT-88).

Cas n°6 : la facture ou le ticket de caisse est au nom du collaborateur

Le second cas de figure est plus fréquent en pratique : le vendeur remet une facture ou un simple ticket de caisse libellé au nom du collaborateur lui-même, et non à celui de l'entreprise. Exemple : un salarié règle un déjeuner d'affaires au restaurant avec sa carte personnelle et repart avec un ticket de caisse à son seul nom.

Dans ce cas, la vente est juridiquement conclue entre le vendeur (assujetti) et le collaborateur (particulier non assujetti). Elle ne relève donc pas de l'obligation de facturation électronique, mais de l'obligation d'e-reporting à la charge du vendeur, qui doit déclarer cette vente dans son cumul quotidien (flux 10.3), puis en flux 10.4 si la TVA est due à l'encaissement.

Le collaborateur peut transmettre son ticket ou sa facture à son employeur pour obtenir son remboursement, mais un point de vigilance fiscal se pose alors. L'entreprise ne dispose pas d'une facture qui lui est directement adressée, ce qui interroge sur la récupération de la TVA, en principe conditionnée à la détention d'une facture régulière établie à son nom.

Une solution existe : le collaborateur, ou l'entreprise elle-même, peut demander a posteriori au vendeur une véritable facture électronique B2B. Le vendeur peut alors l'établir avec un cadre de facturation particulier (BT-23, type 7, codes S7 ou B7), qui signale à l'administration fiscale que la TVA a déjà été collectée dans le cadre de l'e-reporting, mais qu'elle peut malgré tout être déduite par l'entreprise (voir le cas d'usage n°30 pour le détail de ce mécanisme).

Ce que cela change concrètement pour les entreprises

• Chaque fois que c'est possible, il est préférable d'orienter les collaborateurs vers le cas n°5 : demander que la facture soit établie directement au nom de l'entreprise (raison sociale, adresse de facturation électronique, SIREN) sécurise la récupération de la TVA sans démarche complémentaire.
• Pour les dépenses relevant naturellement du cas n°6 (petits achats, restauration, tickets de caisse), il est utile de sensibiliser les équipes à demander une facture B2B lorsque le montant de TVA en jeu le justifie, plutôt que de se contenter du ticket de caisse.
• Sur le plan RGPD, il convient de proscrire l'usage du nom du collaborateur dans les données de facturation transmises au vendeur, au profit d'un matricule ou d'un identifiant interne.
• Les données de carte bancaire figurant sur une facture doivent toujours être masquées (6 premiers chiffres et 4 derniers chiffres au maximum) ; un point à vérifier auprès de son éditeur de logiciel de note de frais.

Source : AFNOR, XP Z12-014, Annexe A, chapitre 3.2.6 et 3.2.7, pages 47 à 48, version 1.4 du 30 juin 2026