Eviter les impayés : bien s'informer sur ses clients

RECOUVREMENT DES IMPAYÉS
Fiche pratique

Afin d'éviter les situations d'impayés de leurs clients, les entreprises ont tout intérêt à s'informer en amont sur leur santé financière. Cette démarche passe notamment par l'analyse des comptes annuels.

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Eviter les impayés : un enjeu essentiel

Parmi les causes principales de la défaillance d'une entreprise, on retrouve évidemment la baisse du chiffre d'affaires, mais également, la défaillance d'un client important. L'impayé d'un client peut ainsi mettre en péril, la pérennité de l'entreprise. On estime que ce phénomène explique la disparition d'une entreprise sur 4 ou 5.

Outre la perte de trésorerie, l'impayé apparaît directement dans les charges de l'entreprise à travers les dépréciations des comptes clients ou en perte sur créance irrécouvrable lorsque l'impayé est définitif. D'autres frais indirects viennent gonfler la note, comme le coût du service dédié aux relances clients en termes de personnel et d'équipement.

Compte tenu du coût économique de l'impayé, nombre d'entreprises pourraient être tentées de n'accorder aucun délai de paiement et d'exiger un règlement immédiat à leurs clients. Le risque serait largement diminué (resterait le problème du chèque sans provision), mais l'attrait commercial auprès des professionnels serait limité.

Face au dictat du chiffre d'affaires et dans le but de prendre ou à minima sauvegarder sa part de marché, beaucoup d'entreprises décident de prendre le risque d'accorder un délai de paiement, même sans garantie, parfois à des clients peu connus. Ce choix stratégique est risqué, surtout quand la marge de l'entreprise est faible.

Par exemple, pour une facture de 1.000 € impayée et irrécouvrable, avec un taux de marge, plutôt faible, de 5%, l'entreprise devra réaliser un chiffre d'affaires supplémentaire de 20.000 € pour rattraper cette perte (20.000 € x 5% = 1.000 €).    

Toute la difficulté du dirigeant ou du crédit-manager (le responsable du crédit client dans de nombreuses grandes entreprises) est ainsi d'arbitrer entre la nécessité d'assurer un niveau de chiffre d'affaires suffisant et le risque d'impayé existant. 

Le risque ultime est certes la disparition du client sans obtenir de paiement, mais le simple retard de paiement a également des conséquences fâcheuses pour la trésorerie de l'entreprise (augmentation du besoin en fonds de roulement), mais également pour sa rentabilité. Sur ce point, l'efficacité de l'entreprise dans le recouvrement de ses créances peut être mesurée à partir du délai moyen client (ou DSO - day sales oustanding).

La démarche d'évaluation

En cas de clients souhaitant comme tous les professionnels, régler avec un délai de paiement, des vérifications en amont s'imposent. L'objectif est d'abord de réunir des informations sur le client et de procéder si possible à son analyse financière afin d'évaluer le risque d'impayé.

Dans un premier temps, et avant toute analyse financière, il est d'abord nécessaire de se renseigner sur l'environnement de l'entreprise cliente : dans quel secteur est-elle présente, quels sont ses métiers, quelle est sa position concurrentielle dans ces secteurs, quelle est la tendance générale d'évolution du secteur. Il sera ensuite nécessaire de prendre connaissance de l'histoire de l'entreprise, son ancienneté, son management. Enfin viendra l'inévitable analyse financière des comptes.

Les sources d'information "qualitatives"

À l'heure d'Internet, l'obtention d'informations sur une entreprise est de moins en moins un problème. Le risque est au contraire, de se noyer dans la somme d'informations disponibles. L'objectif est donc de synthétiser et consolider ces informations pour n'en garder que l'essentiel. Les informations sont également à aller chercher en interne ou auprès du client lui-même quand cela s'avère nécessaire.

Les informations internes

Les informations sur les clients sont prioritairement à aller chercher en interne. La comptabilité client offre tout d'abord une base de données permettant d'avoir un rapide aperçu du chiffre d'affaires réalisé avec l'entreprise cliente ou le groupe auquel elle appartient ainsi qu'un historique des règlements et retards éventuels.

En cas de retard de paiement persistant, une pratique courante et simple consiste à bloquer les futures livraisons ou d'arrêter les prestations en cours. En cas d'impayé, les cabinets d'expertise-comptable mettent généralement en suspens les travaux comptables de leurs clients.

Outre ces informations quantitatives, il est toujours très utile voire déterminant, de consulter les commerciaux et autres collègues en charge du client en question lorsque ce dernier vient d'effectuer une commande importante. Autour de discussions avec les collaborateurs de l'entreprise cliente, les commerciaux et autres salariés pourront rapporter des informations et des impressions essentielles pour cette prise de décision (perte d'un contrat important entraînant une mauvaise ambiance dans l'entreprise, plan de licenciement économique, zone de stockage anormalement vide, etc.).    

Les sources externes "qualitatives"

Pour obtenir des informations qualitatives sur l'entreprise (changement de direction, nouvelle implantation, etc.), l'outil Internet s'avère indispensable. Il pourra s'agir :

  • du site Internet de l'entreprise cliente : ces sites présentent généralement l'activité de l'entreprise et ses différentes implantations, mais évidemment aucun également négatif ou de risque n'apparaît
  • de la presse et des médias locaux ou nationaux (exemple : Ouest France, Les Echos, etc.)
  • des organisations consulaires (chambres de commerces et de l'industrie, chambres des métiers et de l'artisanat)
  • des comptes de l'entreprise ou de ses collaborateurs sur les réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Viadeo).

Obtenir les comptes annuels

Comptes annuels : les obligations légales

Pour mener à bien une analyse financière, il sera évidemment nécessaire d'obtenir les comptes annuels de l'entreprise.

Pour les plus grandes entreprises, généralement cotées sur les marchés financiers, tous les documents financiers sont disponibles sur leur site dans un espace dédié (espace "Actionnaire" ou autre).

Pour les sociétés non cotées, il est également possible généralement d'accéder à leurs comptes annuels. Les sociétés commerciales (SARL, SA et SAS principalement) ont en effet l'obligation de déposer leurs comptes annuels (bilan, compte de résultats et annexes) ainsi que d'autres documents obligatoires (rapport de gestion, rapport du commissaire aux comptes le cas échéant, procès-verbal d'affectation du résultat) au greffe du tribunal de commerce dans les 2 mois en cas de dépôt dématérialisé ou 1 mois en cas de dépôt papier, de la tenue de leur assemblée générale annuelle.

Accès libre et gratuit sur le site de l'INPI

Dans un passé récent, il était possible d'obtenir ces comptes en version pdf moyennant finances auprès de sites tels societe.com ou infogreffe.fr.

Désormais, ces comptes sont disponibles gratuitement sur le site de l'INPI (institut national de la propriété industrielle). Le Gouvernement mène en effet une politique d'ouverture au public de ces données. Les comptes déposés aux greffes à compter du 1er janvier 2017 sont désormais disponibles (actualité du site inpi.fr du 29 mars 2017) dans un format interopérable (format XML) facilitant la réutilisation des données.

Notons toutefois que l’accès n’est pas totalement direct. Les personnes voulant obtenir ces informations doivent d'abord compléter la licence gratuite proposée par l’INPI et la renvoyer à l'adresse mail suivante ; licences@inpi.fr. L'utilisateur reçoit alors un identifiant lui permettant d’accéder à l’intégralité des données des comptes annuels.

...sauf en cas d'option pour la confidentialité

En principe, les comptes annuels de l'ensemble des sociétés ayant déposé leurs comptes au greffe sont librement accessibles. Néanmoins, depuis 2014, ces sociétés peuvent sous certaines conditions demander l'option pour la confidentialité des comptes. Dans ce cas, les comptes annuels ne sont pas accessibles au public.

L'option pour la confidentialité est ouverte :

  • pour les micro-entreprises, pour l'ensemble des comptes annuels déposés à partir du 17 octobre 2014 relatifs aux exercices clos au 31 décembre 2013
  • pour les petites entreprises (confidentialité limitée aux comptes de résultats), pour les exercices clos depuis le 31 décembre 2015 et déposés depuis le 7 août 2016.

Le décret 2014-136 du 17 février 2014 définit la notion de micro-entreprises et petites entreprises au sens comptable du terme.

 

Définition selon le décret 2014-136

Micro-entreprises

Entreprises ne dépassant pas au titre du dernier exercice comptable clos, 2 des 3 seuils suivants :

  • Montant du chiffre d'affaires hors taxes : 700.000 €
  • Total du bilan : 350.000 €
  • Nombre moyen de salariés employés au cours de l'exercice : 10 salariés. 

Petites entreprises

Entreprises ne dépassant pas au titre du dernier exercice comptable clos, 2 des 3 seuils suivants :

  • Montant du chiffre d'affaires hors taxes : 8.000.000 €
  • Total du bilan : 4.000.000 €
  • Nombre moyen de salariés employés au cours de l'exercice : 50 salariés. 

Dans le cas où les comptes d'un client ont été déposés sous l'option de la confidentialité ou s'il s'agit d'une entreprise individuelle (les entreprises individuelles ne sont pas concernée par cette obligation de dépôt), la seule solution restante pour obtenir ces comptes est de le demander directement au client ! La plupart du temps, la difficulté viendra du fait qu'il s'agit d'une requête à laquelle ils n'ont pas vraiment envie d'accéder. Est-ce dans ce cas une raison suffisante pour refuser de faire crédit à ce type de client ? C'est à la direction de l'entreprise et au credit manager de le définir en fonction de la stratégie commerciale.

Entreprises en difficulté : le BODACC

Le risque d'impayé est d'autant plus grand que l'entreprise se trouve en procédure collective. Ce terme recouvre l'ensemble des situations dans laquelle une entreprise, qui ne pourrait pas à l'heure actuelle ou de façon prévisionnelle régler ses dettes, se mettrait sous la protection du tribunal de commerce. L'impossibilité de faire face à ses dettes nécessite de la part du dirigeant une déclaration de cessation des paiements, appelée couramment "dépôt de bilan" auprès du tribunal de commerce.

Si un redressement semble possible, l'entreprise pourra être placée en redressement judiciaire. Dans le cas contraire, la liquidation judiciaire sera prononcée. Il est également possible de demander une protection du tribunal de commerce de manière anticipée. On parle alors de procédure de sauvegarde. Dans ces 3 situations, les dettes nées avant le jugement d'ouverture de la procédure sont gelées, et le risque d'impayé définitif, décuplé.

Sans être en état de cessation de paiement, une entreprise peut également demander au tribunal de commerce de nommer un conciliateur pour renégocier un rééchelonnement de dette.

Toutes ces situations font l'objet d'une publicité du greffe du tribunal de commerce au BODACC (bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Ces informations sont en libre-service sur le site bodacc.fr. L'ensemble des procès-verbaux d'assemblées générales des associés sont également disponibles (nomination, révocation d'un dirigeant, changement de nom, approbation des comptes annuels et affectation du résultat,etc.).

L'autre solution : sous-traiter

Il est également possible de "sous-traiter" la partie recherche d'information sur les clients et analyse financière en faisant appel aux services de grandes sociétés de renseignement commercial telles Altares, Euler Hermès, Coface SCRL, etc. Ces sociétés, qui généralement ont également une activité d'assurance contre les impayés et d'autres activités connexes, proposent notamment un service d'alerte en cas de repérage d'informations essentielles (retard de paiement des cotisations sociales notamment), et de notation des entreprises clientes en fonction du risque d'insolvabilité.

 Ces notes sont déterminées selon une formule reprenant certains éléments patrimoniaux et de rentabilité. Elles sont censées juger du risque d'insolvabilité de l'entreprise. Mais dans les faits, il est conseillé de mener en parallèle une analyse financière même en cas d'utilisation de ce type de service,