Facturation électronique : cas d'usage n°16 - Facture de débours et avances de frais
Rédigé par Damien PEAN
Titulaire d'un DESCF (diplôme d'études supérieures comptables et financières, BAC+5), Damien Péan intervient depuis 15 ans en tant que formateur dans les domaines de la comptabilité, de la fiscalité, du contrôle de gestion et de l'analyse financière. Il s'adresse autant à des étudiants et à des publics non-initiés, qu'à des professionnels confirmés pour des formations courtes ou longues.
Il collabore en parallèle depuis 10 ans à l'écriture de nombreux articles et fiches pratiques et autres outils de gestion pour le site legifiscal.fr
Bibliographie
- Livre « Comprendre les comptes annuels » (Gereso, 5e édition, 2022)
Rappel : qu'est-ce qu'une facture de débours ?
Un débours est une somme avancée par un intermédiaire au nom et pour le compte de son client, qui vient ensuite s'en faire rembourser sans marge ni TVA, à condition de respecter quatre conditions cumulatives strictes (mandat préalable et explicite, reddition de compte exacte, comptabilisation en compte de passage, justification précise). Ce mécanisme, fondé sur l'article 267, II-2° du CGI, est détaillé dans la fiche pratique consacrée au cas d'usage n°18 sur les notes de débit, à laquelle cette fiche renvoie pour le détail des conditions à respecter.
Le principe : une facture hors du champ de la réforme, mais pas hors circuit
Les factures de débours sont, par nature, hors du champ de l'obligation de facturation électronique : ne portant pas de TVA (puisqu'elles ne rémunèrent aucune opération économique propre à l'intermédiaire), elles ne sont pas soumises à cette obligation.
Cela ne les empêche toutefois pas de circuler dans l'écosystème de la réforme : rien n'interdit de les échanger via les Plateformes Agréées, via une solution compatible (OD/SC), ou directement entre entreprises, en dehors de tout circuit électronique obligatoire.
Comprendre les codes BT, BG et EXT-FR-FE
Avant d'entrer dans le détail, un mot sur les codes techniques cités entre parenthèses dans cette fiche (BT-102, BT-151...). Ils viennent de la norme européenne EN16931, qui donne un identifiant unique à chaque donnée d'une facture électronique : BT (Business Term) pour un champ précis, comme le montant déjà payé, et BG (Business Group) pour un regroupement de champs, comme le bloc « Payeur ». Les codes EXT-FR-FE- sont le même principe, mais pour les ajouts spécifiquement français. Dans l'usage quotidien, ces codes n'apparaissent pas : votre logiciel de facturation affiche des libellés classiques. Ils redeviennent utiles en cas de rejet de facture, ou lors du paramétrage d'un logiciel de facturation.
Le code catégorie TVA « O » : comment se signale une ligne de débours
Lorsqu'une ligne de débours doit être identifiée dans un document structuré, plusieurs champs peuvent porter le code « O », signifiant « hors scope TVA » :
● au niveau de la ligne elle-même, la catégorie de taxe (BT-151) ;
● au niveau du document, pour les charges (BT-102) et pour les remises (BT-95) ;
● dans le détail de la ventilation de TVA (BT-118).
Le mélange débours et TVA dans une même facture : ce qui change avec le profil français
C'est le point le plus utile à connaître pour les intermédiaires qui facturent à la fois des honoraires soumis à TVA et des frais en débours (l'exemple classique de l'avocat qui facture ses honoraires avec TVA, tout en refacturant des frais de greffe en débours sur la même note). La norme européenne EN16931, dans sa version actuelle, ne permet pas encore de mélanger des lignes de catégorie « O » avec des lignes soumises à TVA au sein d'une même facture.
Le profil français étendu EXTENDED-CTC-FR autorise en revanche déjà ce mélange. Il devient donc possible, en pratique, d'établir une seule facture comportant à la fois des lignes classiques soumises à TVA et des lignes de débours hors champ. Attention toutefois à la conséquence directe de ce choix : dès lors qu'une facture combine ainsi des lignes TVA et des lignes de débours, l'ensemble du document doit être traité dans le cadre des obligations de facturation électronique classique. Les données extraites pour l'administration (flux 1) intègrent alors aussi bien les lignes de débours que le détail de ventilation de TVA correspondant aux lignes taxées.
Une alternative technique : le code VATEX-EU-79-C
L'AFNOR signale également l'existence d'un second code utilisable pour des remboursements de frais s'apparentant à des débours : le code d'exonération VATEX-EU-79-C, associé à un code catégorie de TVA « E » plutôt que « O ». Ce code alternatif peut être mobilisé selon les pratiques de facturation retenues par l'intermédiaire ou son éditeur de logiciel.
Ce qu'il faut retenir pour les comptables et fiscalistes
Le réflexe à transmettre aux professions qui manient régulièrement des débours (avocats, transitaires, agences, mandataires) est double :
- Vérifier que le logiciel de facturation utilisé sait bien distinguer, ligne par ligne, les montants soumis à TVA des montants en débours (code catégorie « O » ou VATEX-EU-79-C), faute de quoi le risque est réel de facturer à tort de la TVA sur un débours, ou à l'inverse de priver le client de sa déduction sur la partie taxée.
- Garder à l’esprit que le choix de regrouper débours et prestations taxées sur une même facture n'est pas neutre : cela fait automatiquement basculer l'ensemble du document dans le circuit de la facturation électronique classique, ce qui n'est pas le cas d'une facture de débours isolée.