Facturation électronique : cas n°34 - Encaissement partiel, paiement annulé ou non rapproché
Rédigé par Damien PEAN
Titulaire d'un DESCF (diplôme d'études supérieures comptables et financières, BAC+5), Damien Péan intervient depuis 15 ans en tant que formateur dans les domaines de la comptabilité, de la fiscalité, du contrôle de gestion et de l'analyse financière. Il s'adresse autant à des étudiants et à des publics non-initiés, qu'à des professionnels confirmés pour des formations courtes ou longues.
Il collabore en parallèle depuis 10 ans à l'écriture de nombreux articles et fiches pratiques et autres outils de gestion pour le site legifiscal.fr
Bibliographie
- Livre « Comprendre les comptes annuels » (Gereso, 5e édition, 2022)
Pourquoi l'encaissement compte : l'exigibilité de la TVA
Pour les prestations de services, la TVA est exigible à l'encaissement du prix, y compris des acomptes, sauf option pour les débits (art. 269, 2, c du CGI ; BOI-TVA-EXIG-10-20). Pour les livraisons de biens, elle l'est à la livraison. C'est pourquoi la réforme demande de transmettre l'encaissement dans le cadre du e-reporting : il permet à l'administration de pré-remplir la déclaration de TVA. Le vendeur le signale à sa plateforme agréée par le statut « Encaissée », transmis lorsque la TVA est exigible à l'encaissement.
Premier cas : l'encaissement partiel
Chaque encaissement partiel, par exemple un acompte ou un règlement échelonné, doit être déclaré par un statut « Encaissée » portant le montant réellement encaissé. Une facture de 1.200 € TTC payée en trois fois de 400 € donne donc trois statuts « Encaissée » de 400 €, et non un seul à la date du dernier règlement. La TVA devient exigible au prorata de chaque somme reçue.
Deuxième cas : l'annulation d'un encaissement
Il arrive qu'un encaissement doive être annulé : erreur de rapprochement bancaire, paiement frauduleux, détournement, vol ou piratage. La norme permet alors d'émettre un statut « Encaissée » avec un montant négatif. Ce mécanisme corrige la TVA initialement déclarée sur la somme concernée, sans qu'il faille refaire la facture.
Troisième cas : un encaissement impossible à rapprocher de sa facture
Un virement arrive, mais on ne sait pas à quelle facture l'affecter avant la date limite d'e-reporting. Ce rapprochement entre un paiement et sa facture s'appelle le lettrage. La norme prévoit une procédure en deux temps :
• Avant le lettrage : déclarer l'encaissement comme un encaissement de particulier (flux 10.4), avec la ventilation de TVA la plus probable.
• Après le lettrage : annuler cette première déclaration par un e-reporting négatif (flux 10.4), puis déclarer l'encaissement sur la bonne facture : statut « Encaissée » (flux 2) pour une facture électronique, ou flux 10.2 pour une vente B2B internationale.
Autrement dit, on ne bloque pas la déclaration en attendant d'identifier le payeur : on déclare avec une hypothèse, puis on corrige.
Comprendre flux 10.2, 10.4 et le statut « Encaissée »
• Statut « Encaissée » : message envoyé par votre plateforme pour indiquer qu'une facture a été payée, en tout ou partie, et pour quel montant.
• Flux 10.4 : e-reporting des paiements reçus pour des ventes à des particuliers.
• Flux 10.2 : e-reporting des paiements reçus pour des ventes B2B internationales.
Dans la pratique, votre logiciel génère ces messages. Le point de vigilance est ailleurs : la qualité du lettrage en comptabilité, car un paiement mal affecté produit une TVA déclarée au mauvais moment.
À retenir
• Chaque encaissement partiel donne lieu à un statut « Encaissée » du montant réellement reçu.
• Annulation (erreur, fraude) : statut « Encaissée » de montant négatif.
• Paiement non lettré à la date d'e-reporting : déclaration provisoire en 10.4, puis annulation et déclaration définitive après lettrage.
• L'enjeu est comptable : lettrer rapidement les encaissements pour que la TVA exigible soit exacte.
Source : AFNOR XP Z12-014, Annexe A v1.4, cas n°34 (chap. 3.2.33)