Ne pas interrompre l'activité en cas d'incident
En cas de difficulté technique, l'entreprise ne doit pas suspendre ses opérations. Elle doit identifier l'origine de l'incident, se rapprocher de sa plateforme agréée, de son éditeur ou de son prestataire, puis organiser la transmission des données dès que le dispositif redevient opérationnel (guide pratique, fiche n°21).
Lorsque le retard est uniquement lié à un incident technique, l'administration recommande de privilégier une régularisation rapide plutôt que d'attendre une résolution globale du problème. L'entreprise a également intérêt à conserver les messages d'erreur, les échanges avec son prestataire ainsi que tout élément permettant d'établir que le retard résulte bien d'une difficulté technique et non d'une absence de préparation (guide pratique, fiche n°21).
Distinguer un problème de transmission d'un problème de production des données
Le guide distingue deux situations (guide pratique, fiche n°22). La première concerne des données correctement produites mais momentanément impossibles à transmettre en raison d'un incident technique. Dans ce cas, elles doivent être conservées puis transmises dès que le canal est rétabli.
La seconde situation concerne des données qui ne sont pas encore correctement produites ou structurées. L'entreprise devra alors corriger son paramétrage ou ses processus internes avec l'aide de son éditeur, de sa plateforme, de son expert-comptable ou de son prestataire avant de procéder à leur transmission (guide pratique, fiche n°22).
Dans les deux cas, l'administration déconseille deux comportements : ne rien faire dans l'attente d'une solution globale ou transmettre des données manifestement erronées sans prévoir leur correction.
Organiser une régularisation fiable
Une difficulté de e-reporting ne remet pas en cause la validité des factures, le paiement des opérations ni le droit à déduction de la TVA (guide pratique, fiche n°23). L'entreprise doit donc poursuivre normalement son activité tout en préparant la régularisation des données manquantes.
Cette régularisation doit être réalisée avec méthode. Avant toute transmission, il convient d'identifier précisément les opérations concernées, de distinguer les données absentes des données erronées et de vérifier leur cohérence avec les factures émises, les encaissements et les écritures comptables (guide pratique, fiche n°24).
Lorsque les anomalies concernent un volume important de données ou plusieurs périodes, le guide recommande de définir, avec la plateforme agréée ou le prestataire, une méthode de reprise fiable et traçable. L'ensemble des opérations de régularisation devra être conservé afin de pouvoir justifier les corrections effectuées en cas de contrôle (guide pratique, fiche n°24).
Source : Guide pratique pour accompagner la mise en œuvre de la réforme