Facture électronique : cas d'usage n°19a et 19b - Facture émise par un tiers ou auto-facturation

Le principe commun : le mandat de facturation

Que la facture soit créée par un tiers ou par l'acheteur lui-même, un point est incontournable : celui qui facture à la place du vendeur doit disposer d'un mandat de facturation en bonne et due forme, dont les modalités sont fixées par la doctrine fiscale (BOI-TVA-DECLA-30-20-10, §340 à 560, et BOI-TVA-DECLA-30-20-10-30, §70 à 290).

Le mandataire, qu'il s'agisse d'un tiers ou de l'acheteur, doit connaître le régime de TVA du vendeur dès lors que celui-ci a un impact sur la facture qu'il établit pour son compte. En particulier, si le vendeur est un franchisé en base de TVA, il faut prévoir un moyen pour ce dernier de signaler un éventuel dépassement de son seuil d'exonération. Enfin, quel que soit le schéma retenu, le vendeur doit impérativement avoir accès aux factures créées en son nom, ainsi qu'à leurs statuts de cycle de vie, pour ses propres besoins comptables et déclaratifs.

Comprendre les codes BT, BG et EXT-FR-FE

Avant d'entrer dans le détail, un mot sur les codes techniques cités entre parenthèses dans cette fiche (BT-3, BT-34...). Ils viennent de la norme européenne EN16931, qui donne un identifiant unique à chaque donnée d'une facture électronique : BT (Business Term) pour un champ précis, comme le type de facture, et BG (Business Group) pour un regroupement de champs, comme le bloc « Tiers Facturant ». Les codes EXT-FR-FE- sont le même principe, mais pour les ajouts spécifiquement français.

Dans l'usage quotidien, ces codes n'apparaissent pas : votre logiciel de facturation affiche des libellés classiques, jamais « BT-34 ». Ils redeviennent utiles en cas de rejet de facture, où le message d'erreur cite souvent le code en cause, ou lors du paramétrage d'un nouveau logiciel avec un mandataire de facturation ou un dispositif d'auto-facturation.

Cas n°19a : la facture émise par un tiers facturant

Ce premier cas couvre la situation où un tiers autre que l'acheteur établit la facture pour le compte du vendeur — par exemple une centrale d'achat, une coopérative agricole, ou l'opérateur d'une place de marché. Deux configurations sont possibles : 

• soit le vendeur transmet ses données de facturation (y compris le numéro de facture) au tiers facturant, qui se contente de mettre en forme la facture ;
• soit le tiers facturant dispose de ses propres données (cas d'une place de marché ou d'un distributeur qui a lui-même organisé la vente), auquel cas il doit tenir une série de numérotation chronologique dédiée, propre à chaque vendeur pour lequel il facture.

Sur le plan technique, la facture peut être émise soit via la Plateforme Agréée du vendeur (le mandataire y dépose alors les factures pour son compte), soit via la Plateforme Agréée du mandataire lui-même. Dans ce second cas, il est indispensable d'organiser le partage des factures et de leurs statuts vers le vendeur, faute de quoi ce dernier n'en aurait jamais connaissance.

Deux points pratiques à retenir pour ce cas :

●      la doctrine fiscale recommande de faire figurer sur la facture une mention du type « facture établie par [le mandataire] au nom et pour le compte de [le vendeur] », via une note dédiée (code sujet BT-21 = DCL). Le mandataire peut également se déclarer dans le bloc Tiers Facturant (EXT-FR-FE-BG-05) du profil français étendu ;

●      c'est bien le vendeur qui reste responsable de créer le statut « Encaissée » une fois la facture payée, si la TVA est due à l'encaissement. A défaut, il doit à tout le moins informer son mandataire de l'encaissement pour que celui-ci le fasse pour son compte.

Cas n°19b : l'auto-facturation par l'acheteur

Le second cas est plus radical : c'est l'acheteur lui-même qui crée et transmet la facture à son fournisseur. C'est un mécanisme très répandu en grande distribution et dans certaines filières agricoles, où l'acheteur maîtrise mieux les volumes et les prix que le fournisseur. Ce dispositif suppose lui aussi un mandat de facturation, cette fois donné par le vendeur à son acheteur.

L'auto-facturation inverse une partie du circuit habituel de la facture électronique, avec plusieurs conséquences pratiques :

●      l'acheteur doit tenir une série de numérotation chronologique des factures dédiée à chaque vendeur pour lequel il auto-facture, et non une série globale unique ;

●      les factures auto-facturées portent des codes de type de facture (BT-3) spécifiques, par exemple 389 pour une facture auto-facturée classique, 500 pour une facture d'acompte auto-facturée, ou 261 pour un avoir auto-facturé ;

●      les statuts de transmission (Déposée, Rejetée à l'émission) sont créés par la plateforme de l'acheteur, tandis que les statuts de réception (Reçue, Mise à disposition) sont créés par la plateforme du vendeur ;

●      les statuts de traitement (Approuvée, Suspendue, En litige...) sont posés par le vendeur, puisque c'est lui le destinataire de cette facture particulière, y compris le statut « Refusée », qui doit rester exceptionnel. Un refus entraîne alors l'annulation de la facture des deux côtés, vendeur et acheteur, chacun devant ajuster sa comptabilité en conséquence ;

●      les statuts liés au paiement restent en revanche logiques : « Paiement Transmis » reste émis par l'acheteur, et « Encaissée » reste émis par le vendeur.

Ce qu'il faut retenir pour les comptables et fiscalistes

Ces deux cas d'usage, bien que très répandus dans certains secteurs, exigent une vigilance particulière sur trois points : 

• s'assurer qu'un mandat de facturation en bonne et due forme existe et couvre bien la situation ;
• vérifier que le vendeur a effectivement accès à toutes les factures émises en son nom, faute de quoi sa comptabilité et sa déclaration de TVA seraient incomplètes ;
• en auto-facturation, ne jamais laisser filer un rejet ou un refus sans traitement, puisque la facture concerne les deux parties simultanément et qu'un désaccord non traité crée mécaniquement un écart entre le pré-remplissage de TVA proposé par l'administration et la déclaration réellement déposée par chacune des parties.

Source : AFNOR, XP Z12-014, Annexe A, chapitre 3.2.18, pages 93 à 101, version 1.4 du 30 juin 2026 ; BOI-TVA-DECLA-30-20-10 ; BOI-TVA-DECLA-30-20-10-30