Réception d'une facture hors plateforme agréée : quelles sont les bonnes pratiques ?
Rédigé par Damien PEAN
Titulaire d'un DESCF (diplôme d'études supérieures comptables et financières, BAC+5), Damien Péan intervient depuis 15 ans en tant que formateur dans les domaines de la comptabilité, de la fiscalité, du contrôle de gestion et de l'analyse financière. Il s'adresse autant à des étudiants et à des publics non-initiés, qu'à des professionnels confirmés pour des formations courtes ou longues.
Il collabore en parallèle depuis 10 ans à l'écriture de nombreux articles et fiches pratiques et autres outils de gestion pour le site legifiscal.fr
Bibliographie
- Livre « Comprendre les comptes annuels » (Gereso, 5e édition, 2022)
Une facture reçue par e-mail ou PDF reste exploitable
Le fait qu'une facture n'ait pas transité par une plateforme agréée ne la rend pas automatiquement irrégulière. L'administration rappelle qu'une facture reçue par mail, PDF ou papier peut être traitée, comptabilisée, payée et ouvrir droit à déduction de la TVA, dès lors qu'elle correspond à une opération réelle et comporte les mentions nécessaires (guide pratique, fiche n°3).
La réforme modifie uniquement le mode de transmission des factures. Elle ne remet pas en cause les règles de fond relatives à la réalité de l'opération, à la dette commerciale, au paiement ou aux conditions d'exercice du droit à déduction de la TVA (guide pratique, fiche n°3).
Faut-il demander une régularisation au fournisseur ?
Lorsque le fournisseur est soumis à l'obligation d'émission électronique, le destinataire peut lui demander de transmettre ou de régulariser la même facture via le circuit électronique prévu par la réforme (guide pratique, fiche n°4).
Cette démarche reste toutefois facultative. Son absence ne remet pas en cause la validité de la facture ni son paiement. Son objectif est essentiellement de replacer la facture dans le circuit électronique afin de permettre la transmission des données attendues par l'administration (guide pratique, fiche n°4).
En pratique, cette demande doit rester simple et traçable. La régularisation devra être organisée avec vigilance afin d'éviter tout risque de double paiement, de double comptabilisation ou de double déduction de TVA.
Attention aux factures reçues en double
Pendant la période de transition, il est possible de recevoir une même facture à la fois via une plateforme agréée et par un autre canal (mail avec une facture PDF en pièce jointe notamment).
Dans cette situation, le comptable doit vérifier qu'il s'agit bien de la même facture en rapprochant notamment le numéro de facture, la date, le fournisseur, le client, les montants HT, la TVA et le montant TTC (guide pratique, fiche n°5).
Une seule facture doit ensuite être retenue comme facture de référence dans le système comptable. Les autres exemplaires devront être identifiés comme copies, doublons ou duplicatas afin d'éviter toute double comptabilisation ou tout double paiement (guide pratique, fiche n°5).
Conserver les justificatifs en cas de contrôle
L'administration recommande enfin de conserver tous les éléments permettant de justifier le traitement d'une facture reçue hors du circuit électronique prévu.
Il est notamment conseillé d'archiver la facture reçue, les documents commerciaux associés, les échanges avec le fournisseur, la plateforme, l'éditeur, l'expert-comptable ou le prestataire, ainsi que les éventuelles preuves d'incident, de rejet ou les éléments ayant permis d'éviter un doublon lors de la régularisation (guide pratique, fiche n°6).
Cette documentation permettra de démontrer, en cas de contrôle, que l'entreprise a traité les factures avec prudence et qu'elle a engagé les démarches nécessaires pour revenir au circuit normal de facturation électronique.
Source : Source : Guide pratique pour accompagner la mise en œuvre de la réforme