Une défaillance du prestataire ne dispense pas de ses obligations
L'administration admet qu'un incident puisse être imputable à un tiers, qu'il s'agisse de la plateforme agréée, de l'éditeur du logiciel ou d'un prestataire technique (guide pratique, fiche n°25). Cette circonstance sera prise en compte dans son appréciation de la situation.
Pour autant, l'entreprise ne peut pas se retrancher derrière cette défaillance. Elle doit démontrer qu'elle a choisi une solution compatible avec la réforme, signalé l'incident à son prestataire, suivi sa résolution et mis en œuvre, si nécessaire, des mesures transitoires afin d'assurer la continuité de son activité (guide pratique, fiche n°25).
Constituer un dossier de preuve
Le guide recommande de conserver tous les justificatifs relatifs à l'incident : échanges avec le prestataire, tickets d'assistance, notifications d'indisponibilité, dates de signalement, flux concernés, solutions provisoires mises en place et éléments attestant du suivi de la résolution (guide pratique, fiche n°25).
Lorsque certains flux ne peuvent temporairement pas être transmis, l'entreprise devra continuer à traiter ceux qui le peuvent, isoler les flux bloqués et organiser leur régularisation dès que l'incident sera résolu, tout en veillant à éviter les doublons (guide pratique, fiche n°25).
Et si l'incident provient d'un outil de l'État ?
Le guide évoque également l'hypothèse d'une défaillance d'un outil mis à disposition par l'État, comme l'annuaire des destinataires ou le système d'échange (guide pratique, fiche n°26). Là encore, l'entreprise n'a pas à résoudre elle-même cette défaillance. Elle doit en revanche être capable de démontrer qu'elle a identifié l'incident, pris les mesures nécessaires pour en limiter les conséquences et poursuivi sa trajectoire de mise en conformité.
Au final, la doctrine administrative privilégie une approche pragmatique : ce n'est pas l'existence d'un incident qui sera déterminante, mais la capacité de l'entreprise à réagir rapidement, à documenter ses démarches et à reprendre le fonctionnement normal dans les meilleurs délais.
Source : Guide pratique pour accompagner la mise en œuvre de la réforme
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