Traiter, payer et déduire une facture hors plateforme
Le guide indique clairement qu’une facture reçue par mail, PDF ou papier peut être traitée, payée et comptabilisée, dès lors qu’elle correspond à une opération réelle et comporte les mentions nécessaires. La réforme modifie le mode de transmission des factures, mais ne change ni les règles de fond relatives à la dette commerciale, au paiement et à la comptabilisation, ni les conditions de droit à déduction de la TVA. Autrement dit, le seul fait qu’une facture ne passe pas par le circuit électronique attendu ne prive pas automatiquement l’entreprise de son droit à déduction, qui reste apprécié au regard des règles habituelles (existence de l’opération, mentions obligatoires, TVA, etc.).
Distinguer la validité de la facture et l’obligation de transmission électronique
Le guide invite toutefois à distinguer les effets propres de la facture (validité, paiement, déduction) et le respect de l’obligation spécifique de transmission électronique. Lorsque le fournisseur est soumis à l’obligation d’émission électronique et que la facture aurait dû transiter par une plateforme agréée, le destinataire peut lui demander de transmettre ou régulariser cette même facture par le circuit prévu.
Cette demande n’est pas obligatoire au démarrage et ne constitue pas une condition de validité, de traitement, de paiement ou de déduction. Elle vise simplement à replacer la facture dans le flux électronique attendu et à permettre la bonne remontée des données à l’administration, en évitant tout double paiement, double comptabilisation ou double déduction.
Demander une régularisation sans bloquer la relation commerciale
Le guide précise enfin qu’il est « utile » de solliciter une régularisation lorsque le fournisseur est légalement tenu d’émettre une facture électronique, mais sans s’en servir comme levier pour bloquer la relation commerciale ou différer artificiellement un paiement dû. La facture reçue par un autre canal peut servir à assurer la continuité des paiements et du traitement comptable, sous réserve de sa régularité matérielle.
En pratique, la demande au fournisseur doit rester simple et traçable : mention du fait que la facture a été reçue hors circuit, confirmation qu’elle sera traitée, et souhait explicite d’une transmission ou d’une régularisation par la voie électronique. Il est recommandé d’identifier précisément la facture (numéro, date, montant, fournisseur, client, canal initial) afin d’éviter tout doublon lors de la régularisation.
Source : Guide pratique pour accompagner la mise en œuvre de la réforme, question n°3 et 4