Facturation électronique : cas d'usage n°26 - Clause de réserve contractuelle et retenue de garantie

Le principe : une clause qui retient une partie du prix

Ce cas correspond à une vente de biens ou de prestations de services assortie d'une clause contractuelle de réserve, qui retient une partie du prix à régler uniquement en cas de levée de cette réserve.

Exemple classique du BTP : la retenue de garantie, où le client règle 95 % du montant à la remise de la facture, les 5 % restants n'étant payés qu'après la levée des réserves constatées à la réception des travaux, ou à l'expiration du délai de garantie de parfait achèvement.

Sur le plan technique, ni le profil européen EN16931, ni le profil français EXTENDED-CTC-FR ne permettent de renseigner un véritable échéancier de paiement avec un montant placé sous clause de réserve. La facture doit donc être établie pour la totalité du prix, et la retenue de garantie ne peut être exprimée que sous forme d'une note.

Comprendre les codes BT, BG et EXT-FR-FE

Avant d'entrer dans le détail, il nous faut préciser la signification des codes techniques cités entre parenthèses dans cette fiche (BT-21, BT-22...). Ils viennent de la norme européenne EN16931, qui donne un identifiant unique à chaque donnée d'une facture électronique : BT (Business Term) pour un champ précis, comme le montant à payer, et BG (Business Group) pour un regroupement de champs, comme le bloc « Vendeur ». Les codes EXT-FR-FE- sont le même principe, mais pour les ajouts spécifiquement français, comme le tiers PAYEUR.

Dans l'usage quotidien, ces codes n'apparaissent pas. Votre logiciel de facturation affiche des libellés classiques (« Montant TTC », « Date d'échéance »), jamais « BT-120 ». Ils redeviennent utiles lorsqu'une facture est rejetée par une plateforme agréée (le message d'erreur cite souvent le code en cause) et lors du paramétrage d'un nouveau logiciel de facturation.

C'est donc surtout un outil de diagnostic, à connaître sans nécessairement le maîtriser au quotidien.

Comment signaler la clause de réserve sur la facture

En pratique, deux champs suffisent à signaler la présence d'une clause de réserve contractuelle :

●      le code sujet de la note (BT-21) doit porter la valeur « ABU » ;

●      le texte de la note (BT-22) doit préciser « clause de réserve ».

Cette mention reste purement informative : elle ne modifie ni le montant total de la facture, ni le montant net à payer, qui portent l'un et l'autre sur l'intégralité du prix, retenue de garantie comprise.

Le traitement de la TVA selon le régime d'exigibilité applicable

C'est sur ce point que le cas d'usage apporte l'information la plus utile, car le traitement diffère selon le régime de TVA applicable à l'opération.

Pour les livraisons de biens, ou pour les prestations de services avec option pour le paiement de la TVA sur les débits, la TVA est exigible dès l'émission de la facture, sur la totalité du montant facturé, retenue de garantie incluse. Tant que la clause de réserve n'a pas produit d'effet définitif, cette retenue n'a donc aucun impact sur la TVA déjà déclarée. Ce n'est que si la retenue de garantie se réalise effectivement (c'est-à-dire si le client ne verse finalement jamais cette part du prix) que le vendeur doit émettre un avoir pour venir corriger la TVA initialement déclarée sur ce montant.

Pour les prestations de services sans option pour la TVA sur les débits, c'est la TVA à l'encaissement qui s'applique. Seuls les montants effectivement encaissés donnent lieu à collecte et déduction de la TVA, et le pré-remplissage de la déclaration s'appuie sur les statuts « Encaissée » transmis par le vendeur. Ce dernier pose donc un premier statut « Encaissée » dès le paiement initial (par exemple les 95 % réglés à réception de la facture), puis un second statut « Encaissée » correspondant au solde, si la clause de réserve est levée et le solde effectivement payé.

Si au contraire la retenue de garantie se réalise, le vendeur émet un avoir sur le montant non perçu, sans qu'il soit nécessaire, dans ce cas, de transmettre un quelconque statut « Encaissée » ni sur le solde, ni sur l'avoir lui-même, puisque la TVA n'a jamais été due sur cette somme.

Ce qu'il faut retenir pour les comptables et fiscalistes

Le point de vigilance central de ce cas d'usage est de bien connaître le régime d'exigibilité de la TVA applicable à chaque contrat comportant une clause de réserve :

• en TVA sur les débits, la facture initiale porte déjà toute la TVA et seul un avoir viendra corriger la situation si la retenue devient définitive ;
• en TVA à l'encaissement, c'est le pilotage des statuts « Encaissée » qui doit suivre précisément les encaissements réels, initial puis solde. 

Dans les deux cas, la clause de réserve elle-même ne déclenche un avoir que si elle se réalise concrètement, c'est-à-dire si le client ne paie jamais le solde retenu, et non au simple fait de son existence contractuelle.

Source : AFNOR, XP Z12-014, Annexe A, chapitre 3.2.25, page 114, version 1.4 du 30 juin 2026