Facturation électronique – cas d'usage n°2 : facture déjà payée
Rédigé par Damien PEAN
Titulaire d'un DESCF (diplôme d'études supérieures comptables et financières, BAC+5), Damien Péan intervient depuis 15 ans en tant que formateur dans les domaines de la comptabilité, de la fiscalité, du contrôle de gestion et de l'analyse financière. Il s'adresse autant à des étudiants et à des publics non-initiés, qu'à des professionnels confirmés pour des formations courtes ou longues.
Il collabore en parallèle depuis 10 ans à l'écriture de nombreux articles et fiches pratiques et autres outils de gestion pour le site legifiscal.fr
Bibliographie
- Livre « Comprendre les comptes annuels » (Gereso, 5e édition, 2022)
Comprendre les codes BT, BG et EXT-FR-FE
Avant d'entrer dans le détail, un mot sur les codes techniques cités entre parenthèses dans cette fiche (BT-23, BT-113...). Ils viennent de la norme européenne EN16931, qui donne un identifiant unique à chaque donnée d'une facture électronique : BT (Business Term) pour un champ précis, comme le montant à payer, et BG (Business Group) pour un regroupement de champs, comme le bloc « Vendeur ». Les codes EXT-FR-FE- sont le même principe, mais pour les ajouts spécifiquement français, comme le tiers PAYEUR.
Dans l'usage quotidien, ces codes n'apparaissent pas : votre logiciel de facturation affiche des libellés classiques (« Montant TTC », « Date d'échéance »), jamais « BT-112 ». Ils redeviennent utiles dans deux situations précises :
- lorsqu'une facture est rejetée par une Plateforme Agréée, le message d'erreur cite souvent le code en cause, ce qui permet d'identifier précisément le champ fautif ;
- lors du paramétrage d'un nouveau logiciel de facturation, où éditeurs et équipes finance s'appuient sur ce langage commun pour vérifier que chaque champ est correctement configuré.
C'est donc surtout un outil de diagnostic, à connaître sans nécessairement le maîtriser au quotidien.
Le principe : une facture qui n'appelle plus aucun règlement
Deux situations typiques donnent lieu à une facture déjà payée :
● une facture transmise après la livraison d'une commande réglée au moment de la commande, à condition que le délai entre le paiement et la livraison reste court. Dans le cas contraire, le paiement devrait être qualifié d'acompte et donner lieu à une facture d'acompte puis à une facture finale (voir les cas d'usage n°20 et 21) ;
● une facture pour laquelle le vendeur a une dette envers l'acheteur, par exemple à la suite d'un trop-payé sur une facture précédente, et souhaite solder cette dette à hauteur du montant TTC de la nouvelle facture.
Dans les deux cas, le paiement est déjà acquis au moment où la facture est émise : il n'y a donc plus de montant à recouvrer par la suite.
Les données spécifiques à renseigner sur la facture
Pour signaler qu'une facture est déjà payée, plusieurs champs du format doivent être servis de façon cohérente :
● le cadre de facturation (BT-23) doit indiquer « Dépôt d'une facture déjà payée » (codes B2 / S2 / M2), ou utiliser le cadre classique B1 / S1 / M1 ;
● le montant payé (BT-113) doit être égal au montant total TTC de la facture (BT-112) ;
● par conséquent, le montant à payer (BT-115) doit être égal à 0 ;
● la date d'échéance (BT-9), si elle est renseignée, doit correspondre à la date de paiement de la facture, antérieure ou égale à la date de facture ;
● si la TVA est exigible à l'encaissement, c'est-à-dire pour une facture de service dont le vendeur n'a pas opté pour les débits (BT-8 absent, ou présent avec la valeur « à l'encaissement »), le vendeur doit obligatoirement transmettre un statut de cycle de vie « Encaissée » via un flux 6, adressé à sa Plateforme Agréée en émission (PA-E). Ce statut peut être envoyé en même temps que la facture, mais doit impérativement l'être avant la fin de la période d'e-reporting des données de paiement (par exemple le 10 du mois suivant, en régime normal de TVA) ;
● si la facture a été réglée par un tiers payeur, celui-ci peut être identifié dans le bloc PAYEUR dédié (EXT-FR-FE-BG-02).
À noter : les factures d'acompte, une fois l'acompte payé, sont elles aussi des factures déjà payées. Elles ont pour particularité d'être systématiquement soumises à la TVA à l'encaissement, y compris lorsqu'il s'agit d'une vente de biens (voir les cas d'usage n°20 et 21), et doivent donc toujours faire l'objet d'un statut d'encaissement.
Le traitement des avoirs sur une facture déjà payée
Lorsque l'acheteur demande un avoir sur une facture déjà payée, deux situations doivent être distinguées :
● L’acheteur souhaite un avoir accompagné d'une nouvelle facture corrigée, par exemple en cas d'erreur sur certaines données. Il est alors préférable que l'avoir soit lui aussi « déjà payé » (avec BT-113 = BT-112 et BT-115 = 0), afin d'annuler parfaitement la facture initiale, y compris le lettrage avec le paiement. Cet avoir est ensuite suivi d'une facture corrigée, elle aussi déjà payée.
● L'acheteur souhaite l'annulation de la facture et le remboursement du paiement. Deux cas se présentent alors : si le remboursement n'a pas encore eu lieu, l'avoir annule la facture et laisse apparaître un montant net à payer (BT-115) égal au TTC, ce qui signifie que c'est cette fois le vendeur qui doit ce montant à l'acheteur ; si en revanche l'avoir est émis après que le remboursement a été effectué, il est alors lui-même considéré comme déjà payé (BT-113 = BT-112 et BT-115 = 0).
Synthèse
L’essentiel dans ce cas n°2 est que le vendeur doit créer le statut de cycle de vie « Encaissée » en parallèle de la facture, dès lors que la TVA est due à l'encaissement, et le transmettre via sa Plateforme Agréée.
Ce cas d'usage ne dispense jamais de vérifier la cohérence entre le montant payé, le montant à payer et le statut de cycle de vie transmis. L'omission du statut « Encaissée » dans les délais impartis, lorsque la TVA est due à l'encaissement, constitue un manquement aux obligations déclaratives du vendeur.
Source : AFNOR, XP Z12-014, Annexe A, chapitre 3.2.3, version 1.4 du 30 juin 2026 page 40