Tableau de bord : les indicateurs de ressources humaines

La présentation du tableau de bord

Comme celui d'une automobile, un tableau de bord d'entreprise obéit à trois exigences :

• pertinent : n'y faire figurer que les indicateurs vraiment représentatifs de l'activité ;
• visuel : il doit se lire d'un seul regard ;
• réactif : sa mise à jour est mensuelle, parfois hebdomadaire.
  La forme des indicateurs varie : chiffres bruts, données financières, ratios. Les courbes et les histogrammes ont l'avantage de restituer l'historique d'un indicateur ; un code couleur, vert et rouge, signale immédiatement ce qui va et ce qui ne va pas.

Il ne s'agit pas de tout dire. Le tableau de bord alerte, il ne renseigne pas de façon exhaustive. Quand un signal l'inquiète, son destinataire va chercher le détail ailleurs : auprès d'un autre service, dans les chiffres précis, ou directement auprès des salariés concernés.

Reste la lisibilité, souvent négligée : des caractères assez gros, du gras ou du souligné pour les points qui appellent l'attention.

Les destinataires du tableau de bord

Les premiers destinataires sont les responsables de département et de service : le tableau de bord leur permet d'apprécier la performance de l'équipe qu'ils dirigent.

Vient ensuite le chef d'entreprise, à qui il donne une vision d'ensemble.

Une pratique utile consiste à faire commenter les indicateurs par chaque direction de département avant leur remontée au plus haut niveau. Le dialogue s'engage alors sur des faits, et non sur des impressions.

Les principaux indicateurs de ressources humaines et leur utilisation

Voici les huit indicateurs RH les plus utiles à faire figurer dans un tableau de bord social sous Excel, et ce que chaque KPI révèle de la politique de l'entreprise.

• Taux de turnover : exprimé en pourcentage, il informe du nombre de départs volontaires par rapport au nombre total de salariés sur la période. Il doit permettre au dirigeant d'entreprise de s'interroger sur sa politique sociale : rémunérations trop faibles, mauvaise ambiance de travail, rythmes trop soutenus, tâches répétitives et non gratifiantes pour les salariés, inquiétudes quant à l'avenir de l'entreprise.
• Taux d'absentéisme : c'est un indicateur clé de la motivation du personnel. Un fort taux d'absentéisme au travail révèle le plus souvent un mal-être des salariés. Mais il peut être rapproché, par exemple, du nombre de mères de jeunes enfants salariées de l'entreprise.
• Taux d'encadrement : nombre de personnes ayant une fonction d'encadrement par rapport au nombre total de salariés. Un faible taux peut expliquer des anomalies de fonctionnement au sein de l'entreprise.
• Évolution de la masse salariale par rapport au chiffre d'affaires : une forte évolution dénote une mauvaise gestion du poste de frais de personnel, liée soit à des rémunérations excessives, soit à une baisse du chiffre d'affaires. C'est aussi cette masse salariale qui sert d'assiette à plusieurs dispositifs, à commencer par la participation des salariés.
• Chiffre d'affaires par salarié : cet indicateur ne tient pas compte des rémunérations, mais uniquement du nombre de salariés présents sur la période. Il permet de visualiser rapidement si de nouvelles embauches ont eu un impact positif sur l'activité. À rapprocher des ratios de rentabilité pour savoir si cet impact s'est traduit en résultat.
• Taux d'externes : il s'agit de rapprocher le nombre de personnes externes (intérim, freelance) travaillant dans l'entreprise du nombre de salariés « internes ». Le responsable de l'entreprise peut alors s'interroger sur sa politique en la matière et voir s'il s'agit d'un choix volontariste ou d'une incapacité à recruter du personnel performant et motivé.
• Ventilation des types de contrats : cela permet d'avoir une vue d'ensemble des contrats — CDI, CDD, contrats aidés, temps plein ou temps partiel.
• Coût moyen des notes de frais : parce qu'un salarié ne coûte pas que son salaire et ses charges. Il convient de surveiller l'évolution des notes de frais et des remboursements kilométriques, principalement pour les salariés itinérants.