Les charges locatives

Percevoir les charges : régularisation, récupération

Les charges locatives ou charges récupérables

Le locataire règle mensuellement les charges locatives sous forme de versement provisionnel, en plus du loyer.

Le propriétaire est tenu une fois par an, de procéder à l’ajustement de ces dépenses.

Il doit alors transmettre une lettre de régularisation des charges au locataire

Les charges locatives sont initialement déboursées par le propriétaire, pour autant elles sont dues par le locataire.

Le propriétaire se fait donc rembourser ces dépenses par le locataire.

La régularisation est un ajustement entre les provisions sur charges versées et les charges locatives réelles, sur une année écoulée.

La liste exhaustive des charges locatives est fixée par décret.

Elles sont définies comme suit :

Arrêté du 29 mai 2015 relatif au contenu de la notice d'information annexée aux contrats de location de logement à usage de résidence principale

1.3.2. Charges locatives (art. 23)

« Les charges locatives, ou charges récupérables, correspondent à certaines catégories de dépenses prises en charge par le bailleur, mais qui peuvent être récupérées auprès du locataire. Elles sont la contrepartie de services rendus liés à la chose louée, de dépenses d'entretien courant et de menues réparations relatives aux parties communes, et de certaines impositions liées à des services au locataire. »

Certaines dépenses relatives à différents postes peuvent être répercutées sur le locataire

Liste des charges récupérables

- Employé d'immeuble qui est non logé sur place, ou gardien/concierge qui est logé sur place.

- Voici les 8 autres postes concernés au-delà des personnes mentionnées précédemment.

- Ascenseurs et monte-charge

- Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes

- Installations individuelles

- Parties communes intérieures au bâtiment ou à l'ensemble des bâtiments d'habitation

- Espaces extérieurs au bâtiment ou à l'ensemble de bâtiments d'habitation (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux)

- Hygiène

- Équipements divers du bâtiment ou de l'ensemble de bâtiments d'habitation

- Impositions et redevances.

Paiement

En location nue, le paiement des charges au propriétaire par le locataire peut se faire soit de manière ponctuelle, soit par le versement de provisions pour charges avec régularisation annuelle.

En location meublée : La notion de paiement par forfait concerne la location meublée uniquement. À l’exception de la colocation (même en location nue) où au choix des parties celles-ci peuvent convenir le paiement sous la forme d’un forfait.

Si c’est par provisions (avances régulières de même montant) ce sera avec régularisation annuelle.

Le montant des charges récupérées par le propriétaire doit être justifié.

Les justificatifs

Les charges récupérées par le bailleur doivent être dans tous les cas, justifiées.

Un mois avant la régularisation annuelle :

Le propriétaire communique au locataire le décompte des charges locatives par nature de charges avec les différents postes concernés, ainsi que le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif.

Les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectives, feront l’objet d’une note d’information.

Dans les six mois suivant l'envoi du décompte :

L'ensemble des pièces justificatives de charges complémentaires (factures, contrats de fournitures) sont tenues à disposition du locataire par le propriétaire.

Depuis le 1er septembre 2015, à la demande du locataire, le propriétaire doit transmettre le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou par voie postale.

Régularisation annuelle

Les charges sont payées par provision : elles doivent être régularisées au moins 1 fois par an « en comparant le total des provisions versées par le locataire avec les dépenses effectives engagées par le bailleur pendant l'année. »

• Si les provisions sont supérieures aux dépenses effectives : le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire.
• Si les dépenses sont supérieures aux provisions, le bailleur peut exiger le versement d’un complément.

À noter

Une régularisation des charges non effectuée avant la fin de l’année civile suivant l'année de leur exigibilité, donne la possibilité au locataire de bénéficier d’un paiement échelonné sur 12 mois.

Les provisions correspondent à une estimation du montant effectif. Pour que le locataire règle la valeur réelle des charges locatives, le propriétaire est tenu de réaliser la régularisation une fois par an, à la date de son choix.

Une fois en possession des factures et justificatifs de charges, le propriétaire calcule la différence entre le montant réel des dépenses et les sommes versées par le locataire.

Au moins un mois avant la date de régularisation prévue, il doit être envoyé au locataire le document qui détaille le montant annuel des provisions sur charges, les charges locatives réelles classées par nature, et le solde restant à régler par le locataire ou à rembourser par le propriétaire.

Par anticipation, pour adapter le montant des provisions sur charges de l’année suivante, le propriétaire peut proposer un ajustement des futures provisions mensualisées.

Si le logement se trouve dans un immeuble collectif :

Le propriétaire doit joindre au décompte le mode de répartition des charges entre les locataires et une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.

Le bailleur doit pouvoir et a l’obligation de justifier le montant des charges récupérées auprès du locataire, ainsi que le montant des provisions sur charges qu’il lui demande.

Cette justification peut être effectuée au moyen de factures, de contrats d’entretien ou d’avis de taxes, budget prévisionnel établi par la copropriété.

Les justificatifs ne sont pas à envoyés au locataire, mais doivent être tenus à sa disposition pendant les 6 mois suivant l’envoi du décompte de régularisation des charges.

Pour les logements loués à usage de résidence principale

Le propriétaire doit informer le locataire de la consommation individuelle d'énergie du logement s’il est situé dans un immeuble équipé d'une installation centrale de chauffage et d'eau.

Les informations à transmettre au locataire sont énumérées à l’article 6-2 de la loi de 1989 :

Une évaluation de la consommation de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire de son local privatif, selon des modalités précisées par décret en Conseil d'Etat.

En copropriété, le propriétaire communique les informations qu’il aura reçues du syndic.

La note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs comporte désormais la consommation individuelle de chaleur et d'eau chaude sanitaire du logement.

Depuis le 1er janvier 2022, elles doivent être délivrées chaque mois.

La note d’information doit faire état des mentions suivantes :

« Une note d'information transmise par le syndic ou le bailleur en application des articles R. 241-13 et R. 241-16 du code de l'énergie, fait apparaître, de manière lisible, au moins les éléments d'information suivants :
« a) Les prix des énergies appliqués aux consommations concernées par les fournisseurs ;
« b) La quantité de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire, consommée depuis l'envoi de la précédente note d'information, et définie sur la base des méthodes listées au R. 241-7 ;
« c) La comparaison de la consommation de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire annuelle du logement avec sa consommation pour la même période au cours de l'année précédente, sous forme graphique ;
« d) La comparaison de la consommation de chaleur et d'eau chaude sanitaire annuelle du logement par rapport à un utilisateur moyen selon le calcul en annexe III ;
« e) Des modalités de répartitions des frais de chauffage, de froid ou d'eau chaude sanitaire ;
« f) L'adresse du site internet et le numéro de téléphone du service d'information sur la rénovation FAIRE ;
« g) L'adresse du site internet de l'Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie.

« Art. 5-2.-Les évaluations transmises par le syndicat des copropriétaires à chaque copropriétaire ou par le bailleur au locataire, en application des articles R. 241-14-1 et R. 241-16-1 comprennent au moins les éléments suivants :

«-la consommation de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire correspondant à la période comprise entre le dernier relevé et la dernière évaluation transmise ;
«-la consommation de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire cumulée sur l'année civile. »