Refus et litige : que faire quand l'acheteur conteste une facture bien reçue ?

Le refus par l'acheteur : une facture reçue mais jamais reconnue valable

L'acheteur peut refuser une facture qu'il a pourtant bien reçue, en posant un statut « Refusée » obligatoirement accompagné d'un motif choisi dans une liste strictement encadrée par la norme XP Z12-012. Ce motif ne peut correspondre qu'à l'un de ces trois cas : 

• une non-conformité réglementaire que la plateforme de l'acheteur n'a pas testée (par exemple l'absence d'un numéro de bon de commande exigé contractuellement),
• une facture concernant une transaction totalement inconnue de l'acheteur,
• le non-respect de conditions contractuelles limité à des références précises prévues par la norme européenne.

Point capital à retenir : le statut « Refusée » ne doit jamais servir à exprimer un désaccord sur le contenu de la facture (quantité, prix, remise...). Ce cas de figure relève du litige, traité plus loin dans cette fiche.

La conséquence du refus est immédiate sur le plan fiscal : la TVA de la facture refusée est retirée du pré-remplissage proposé par l'administration, à condition que le refus intervienne avant la fin de la période de pré-remplissage TVA de cette facture. Le vendeur doit alors annuler la facture dans sa comptabilité, généralement via un avoir interne non transmis à sa plateforme. Une fois le statut « Refusée » posé, plus aucun autre statut ne peut venir s'ajouter sur cette facture : elle est définitivement clôturée dans le circuit.

Exemple : un fournisseur envoie une facture sans y joindre le numéro de bon de commande que son client exige systématiquement pour tout achat ; l'acheteur la refuse pour ce motif, obligeant le fournisseur à réémettre une facture correcte.

Un vendeur qui estime le refus abusif peut décider de maintenir sa facture sans l'annuler comptablement, et en informer l'acheteur en dehors du circuit de facturation électronique. Mais attention, la TVA de cette facture restera malgré tout exclue du pré-remplissage, créant un écart entre la déclaration et les données pré-remplies par l'administration, tant côté vendeur que côté acheteur.

Le litige suivi d'un avoir : corriger une facture contestée sur le fond

Lorsque l'acheteur constate un écart entre la facture reçue et ce qu'il attendait réellement (quantité livrée inférieure, tarif erroné...), il pose un statut « En litige », obligatoirement motivé, en précisant si possible l'action qu'il attend du vendeur — typiquement la demande d'un avoir.

Si le vendeur accepte le motif du litige, il émet un avoir, total ou partiel, qui suit ensuite le même circuit qu'une facture classique. L'acheteur approuve la facture initiale et l'avoir, puis règle le solde correspondant à la différence entre les deux. Une fois le paiement effectué, si la TVA est due à l'encaissement, le vendeur pose un statut « Encaissée » sur la facture et sur l'avoir pour clôturer proprement les deux documents.

Exemple : un client reçoit une facture portant sur 100 unités livrées, alors qu'il n'en a réceptionné que 90 ; il pose un litige avec demande d'avoir, le fournisseur émet un avoir sur les 10 unités manquantes, et le client règle le solde correspondant aux 90 unités réellement livrées.

Le litige suivi d'une facture rectificative : annuler et remplacer entièrement

Le second mécanisme de résolution d'un litige consiste, non pas à émettre un avoir venant compléter la facture initiale, mais à annuler cette dernière et à la remplacer intégralement par une nouvelle facture, dite rectificative. Cette facture doit obligatoirement faire référence à la facture qu'elle annule et remplace, afin que le lien comptable entre les deux documents soit clair pour l'acheteur comme pour l'administration.

Côté acheteur, le traitement commence par l'annulation de la facture initiale, justifiée par l'existence de la facture rectificative, avant de traiter cette dernière comme une facture entièrement nouvelle. Pour éviter qu'une facture reste indéfiniment affichée en statut « En litige », il est recommandé d'y apposer ensuite un statut « Annulée », partagé avec le vendeur.

Exemple : une erreur de tarification affecte l'ensemble des lignes d'une facture ; plutôt que de multiplier les avoirs ligne par ligne, le fournisseur préfère annuler entièrement la facture initiale et en émettre une nouvelle, correcte, qui la remplace.

Le choix entre les deux mécanismes dépend surtout de l'ampleur de l'erreur à corriger. Un avoir convient bien à une correction ponctuelle et limitée (une ligne, une quantité), qui vient s'ajouter à la facture initiale sans la remettre en cause dans son ensemble. La facture rectificative, elle, est mieux adaptée à une erreur globale ou structurante, qui rend préférable de reprendre l'intégralité du document plutôt que de le corriger à postériori.

Ce qu'il faut retenir pour l'émission de vos factures

●      Le refus est réservé à des motifs strictement formels et encadrés par une liste fermée ; toute contestation portant sur le contenu économique de la facture doit passer par un litige, jamais par un refus.

●      Une fois qu'un statut « Refusée » (ou « Rejetée ») a été posé sur une facture, aucun autre statut ne peut plus lui être ajouté : la facture est définitivement clôturée dans le circuit de cycle de vie.

●      Un litige n'entraîne aucune conséquence automatique sur la TVA : c'est la résolution du litige (avoir ou facture rectificative) qui vient, elle, ajuster la déclaration.

●      Sur le plan organisationnel, il est utile d'outiller ses équipes commerciales et comptables pour réagir rapidement à un refus (dans le délai de pré-remplissage TVA) et pour choisir la bonne réponse à un litige (avoir pour une correction ciblée, facture rectificative pour une erreur globale).

Source : AFNOR, XP Z12-014, Annexe A, chapitres 2.5 à 2.7, pages 26 à 33, version 1.4 du 30 juin 2026.