Problème d'émission de factures électroniques : que faire ?
Rédigé par Damien PEAN
Titulaire d'un DESCF (diplôme d'études supérieures comptables et financières, BAC+5), Damien Péan intervient depuis 15 ans en tant que formateur dans les domaines de la comptabilité, de la fiscalité, du contrôle de gestion et de l'analyse financière. Il s'adresse autant à des étudiants et à des publics non-initiés, qu'à des professionnels confirmés pour des formations courtes ou longues.
Il collabore en parallèle depuis 10 ans à l'écriture de nombreux articles et fiches pratiques et autres outils de gestion pour le site legifiscal.fr
Bibliographie
- Livre « Comprendre les comptes annuels » (Gereso, 5e édition, 2022)
Ne pas attendre que tout le dispositif soit parfaitement opérationnel
Une entreprise dont le dispositif n'est pas totalement stabilisé ne doit pas repousser son entrée dans la facturation électronique. L'administration recommande au contraire d'adopter une démarche progressive en utilisant immédiatement le circuit électronique pour les flux déjà prêts, tout en poursuivant les travaux sur les autres flux (guide pratique, fiches n°7 et 8).
Les entreprises ont ainsi intérêt à identifier les catégories de factures pouvant déjà être émises électroniquement et celles nécessitant encore des adaptations. Les difficultés rencontrées devront être documentées et faire l'objet d'un plan de traitement. Cette approche permet de démontrer une véritable trajectoire de mise en conformité plutôt qu'une simple attente de la stabilisation complète du dispositif (guide pratique, fiches n°7 et 8).
Comment réagir en cas d'incident technique ?
Le guide distingue plusieurs situations pouvant empêcher l'émission normale d'une facture :
- erreur d'identification de la plateforme du client,
- rejet d’une facture par une plateforme agréée,
- refus de la facture par l'acheteur
- indisponibilité temporaire d'une plateforme, etc.
Dans tous les cas, la première démarche consiste à identifier précisément l'origine de l'incident puis à se rapprocher de sa plateforme, de son éditeur, de son prestataire ou, si nécessaire, de son client afin de corriger rapidement la difficulté (guide pratique, fiches n°10 à 13).
Il est également recommandé de conserver les messages de rejet, notifications d'erreur, tickets d'assistance et échanges avec les différents intervenants afin de pouvoir justifier les démarches entreprises en cas de contrôle de l’administration.
Le recours à un canal alternatif reste possible
Lorsque l'émission électronique est momentanément impossible et qu'il existe un risque de blocage de l'activité ou de la trésorerie, le guide admet qu'une facture puisse être transmise par un autre canal (courriel, PDF, portail client, EDI existant, etc.) afin que le client puisse traiter l'opération (guide pratique, fiches n°9 et 14).
Cette transmission exceptionnelle ne dispense toutefois pas de l'obligation de facturation électronique. Dès que les difficultés sont résolues, l'entreprise doit transmettre la même facture par le circuit électronique ou procéder à sa régularisation. L'utilisation d'un canal alternatif ne doit donc pas devenir une pratique habituelle.
Enfin, une vigilance particulière devra être portée aux risques de double paiement, de double comptabilisation ou de double déclaration de TVA lors de cette régularisation. Les échanges avec le client ainsi que les modalités retenues devront être conservés afin de justifier le traitement de l'incident (guide pratique, fiche n°14).
Source : Guide pratique pour accompagner la mise en œuvre de la réforme