L'état des lieux

Quand faire un état des lieux ?

Un état des lieux s’effectue à l'entrée (généralement le jour de la signature du bail) et à la sortie lorsque le locataire rend ses clés. Ce qui veut dire qu’il y en a deux.

L’objectif est de pouvoir les comparer, le temps de la location écoulé. La comparaison entre les deux permettra, en cas de litige d'établir les responsabilités de chaque partie.

Les parties prenantes, propriétaire et le locataire, doivent pouvoir constater ensemble l'état des lieux d'entrée et de sortie.

État des lieux d'entrée

Il doit être réalisé lors de la remise des clés (en pratique, le jour de la signature du bail) et joint au contrat de bail.

L'état du logement et de ses équipements sont décrits à l'entrée dans les lieux du locataire.

L’état des lieux est un document annexe obligatoire à remettre lors de la signature d’un contrat de location.

Au demeurant Il existe des règles communes aux locations non meublées et aux locations meublées. Des règles spécifiques s’appliquent aux baux d’habitation meublée.

Le décret qui fixe les règles

Ce décret, en application de la loi Alur (Accès au Logement et un Urbanisme Rénové), concerne les logements à usage de résidence principale.

Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d'établissement de l'état des lieux et de prise en compte de la vétusté des logements loués à usage de résidence principale.
La loi encadre « les états des lieux locatifs et impose de tenir compte de la vétusté du logement afin de déterminer les éventuels frais de remise en état qui incombent au locataire.

Le décret fixe ainsi, pour l'ensemble des locations d'un logement nu ou meublé à usage de résidence principale, les modalités d'établissement des états des lieux d'entrée ou de sortie et les modalités de prise en compte de la vétusté. »

Article 1 

L'état des lieux prévu à l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 susvisée doit porter sur l'ensemble des locaux et équipements d'usage privatif mentionnés au contrat de bail et dont le locataire a la jouissance exclusive.

Article 2

L'état des lieux décrit le logement et constate son état de conservation. Il comporte au moins les informations suivantes :
1° A l'entrée et à la sortie du logement :
a) Le type d'état des lieux : d'entrée ou de sortie ;
b) Sa date d'établissement ;
c) La localisation du logement ;
d) Le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou le siège social du bailleur ;
e) Le cas échéant, le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux ;
f) Le cas échéant, les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie ;
g) Le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun ;
h) Pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Il peut être complété d'observations ou de réserves et illustré d'images ;
i) La signature des parties ou des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux ;
2° A la sortie du logement :
a) L'adresse du nouveau domicile ou du lieu d'hébergement du locataire ;
b) La date de réalisation de l'état des lieux d'entrée ;
c) Eventuellement, les évolutions de l'état de chaque pièce et partie du logement constatées depuis l'établissement de l'état des lieux d'entrée.

Sa réalisation

C’est un constat écrit qui doit être établi par les deux parties, daté et signé.

L’état des lieux est établi par écrit en 2 exemplaires (un exemplaire pour le locataire, l'autre pour le propriétaire), et réalisé à l'amiable entre le propriétaire et le locataire qui doivent constater ensemble et d'un commun accord et dans de bonnes conditions d'éclairage l'état des lieux d'entrée.

Il est établi de manière amiable et contradictoire, d’où la présence des parties, locataire et le bailleur, qui doivent tous deux être présents ou représentés.

Les parties peuvent mandater un tiers comme un agent immobilier, ou un huissier de justice par exemple.

Quant à sa forme, idéalement elle doit permettre la comparaison de l'état du logement constaté à l'entrée et à la sortie des lieux.

Cela peut donc être :

• Un document formalisé de façon identique en termes de présentation
• Un document unique comportant deux colonnes une pour "l'entrée du locataire" et une colonne pour la " la sortie du locataire"

Précision

Dans un but d’une meilleure comparaison, le locataire et le bailleur peuvent convenir d'appliquer une grille de vétusté, à la signature du contrat de bail.

L'état des lieux, peut être établi sur support papier ou sous forme électronique, est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties (propriétaire, locataire) ou au mandataire au moment de sa signature, si l’une des parties est représentée.

L'état des lieux ne peut viser que les meubles et équipements mentionnés au contrat.

Le logement est doté : d'une installation de chauffage, d'une installation d'eau chaude sanitaire individuelle, d'une installation d'eau chaude sanitaire collective avec un compteur individuel, l'état des lieux d'entrée (et l'état des lieux de sortie lors du départ du locataire) est complété, par les relevés des index pour chaque énergie.

Ces informations sont également mises est à la disposition du professionnel qui est chargé d'établir le diagnostic de performance énergétique (DPE).

Modifier l'état des lieux

Le délai pour le locataire pour demander au bailleur de modifier l'état des lieux d'entrée est :

• De 10 jours calendaires suivant la date de l'état des lieux pour ce qui s'agit de tout élément concernant le logement,
• Pendant le 1^ermois de la période de chauffe si cela concerne l'état des éléments de chauffage.

Jour calendaire : « Un jour calendaire désigne tout jour du calendrier de l'année civile, y compris les jours fériés et chômés, allant du 1ᵉʳ janvier jusqu'au 31 décembre »

Les observations éventuelles ou réserves ne concernent que les états des lieux d'entrée qui peuvent être complétés par le locataire dans les délais impartis de la tenue de l'état des lieux.

Dans le cas d’un refus du bailleur pour une modification de l'état des lieux, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation dont dépend le logement.

L'inventaire du mobilier

La spécificité d’une location meublée réside en autres dans les meubles. Lors de la conclusion du contrat et de l'état des lieux, il est donc indispensable de réaliser un inventaire du mobilier (inventaire précis et détaillé).

Il permettra au propriétaire de prouver que les meubles en question (inventoriés sur la liste) sont sa propriété. Ainsi, il pourra, au départ du locataire, le cas échéant lui demander réparation si certains meubles ou objets sont détériorés.

État des lieux de sortie

Selon l'article 1730 du Code civil

« s'il a été fait un état des lieux entre le bailleur et le preneur, celui-ci doit rendre la chose telle qu'il l'a reçue, suivant cet état, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure ».

Logement meublé

Concernant un bail signé depuis le 27 mars 2014

Pour un état des lieux, le propriétaire et le locataire (ou la personne que l’une des parties a mandatée pour la représenter) doivent constater ensemble l'état des lieux, dans de « bonnes conditions d'éclairage ».

Quand : à la libération des lieux ou très peu de temps après.

Le logement doit contenir les meubles ou équipements qui sont mentionnés au contrat de location. Il constate également son état de conservation.

Rappel des mentions : l'état des lieux de sortie, constate les évolutions par rapport à l'état des lieux d'entrée, évolutions dues à la vétusté à la fois du logement et des équipements.

 A la sortie du logement, l'état des lieux précise :

• La nouvelle adresse du locataire
• La date de l'état des lieux d'entrée ;

Coût

État des lieux amiable

• À l’entrée

S’il est établi directement entre le locataire et le bailleur, il est gratuit. 

S’il est établi par un professionnel, une partie des frais (honoraires du professionnel) peut être à la charge du locataire, sous conditions :  un plafond fixé à 3 € par m² de surface habitable, et la part des frais facturée au locataire ne peut pas être supérieure à celle du bailleur (donc pas plus de la moitié). 

A titre d’illustration :

Exemple

Un logement fait 27 m² :

• L'état des lieux est facturé 170 €, les frais à la charge du locataire ne peuvent pas excéder 81€ (3 € x 27), le bailleur prenant en charge le reste
• L'état des lieux est facturé pour un montant de 120 €, les frais à la charge du locataire sont de 60 € maximum puisqu'il ne doit pas payer plus que le bailleur.

• A la sortie

S’il est établi directement entre le locataire et le bailleur, il est gratuit. 

S’il est établi par un professionnel, les frais sont à la charge du bailleur.

Sauf en cas de désaccord et s’il y a recours à un huissier, les frais sont alors partagés par moitié entre le locataire et le bailleur. 

L’article 5 de la loi de 89 indique sur les honoraires

Article 5

Modifié par LOI n°2018-1021 du 23 novembre 2018 - art. 139 et 151

« (…) Les honoraires des personnes mandatées pour réaliser un état des lieux sont partagés entre le bailleur et le preneur. Le montant toutes taxes comprises imputé au locataire pour cette prestation ne peut excéder celui imputé au bailleur et demeure inférieur ou égal à un plafond par mètre carré de surface habitable de la chose louée fixé par voie réglementaire et révisable chaque année, dans des conditions définies par décret. Ces honoraires sont dus à compter de la réalisation de la prestation. »

Les dégradations qui sont à la charge du locataire ? 

Par postulat, le logement doit être dans un état identique à l’entrée du locataire et à sa sortie.

Cela ne signifie pas la remise à neuf par le locataire. Il y a lieu de tenir compte de la vétusté lié au temps passé. Les effets ne sont pas facturés au locataire. 

A contrario, les détériorations liées à un usage anormal du logement sont à a charge du locataire sortant, comme a titre d’illustration une moquette brulée.

Pour rappel, dans l’hypothèse où, le locataire a effectué des travaux de transformation du logement sans l’accord du propriétaire, les travaux de remise en état sont à la charge du locataire. 

Restitution du dépôt de garantie

Dans le cas d’un état des lieux de sortie identique à l’état des lieux d’entrée, le bailleur dispose d’un délai d’un mois pour restituer le dépôt de garantie dans son intégralité, au locataire.

Si l’état des lieux fait mention de dégradations causées par le locataire, le propriétaire pourra déduire (du dépôt de garantie) le coût des réparations.

Il dispose d’un délai de deux mois pour restituer le dépôt de garantie diminué du coût des réparations, dont les coûts sont justifiés (devis, facture, …).

Dans l’hypothèse où les frais de remise en état du logement sont supérieurs au montant du dépôt de garantie :

• Le bailleur est en droit de conserver la totalité du dépôt de garantie
• Et il peut demander le remboursement du solde dépassant au locataire. 

Donc, en fonction des situations, si la restitution au locataire dans le délai d’un ou deux mois n’est pas effective, son montant sera majoré d’une somme correspondante à 10 % du loyer mensuel (hors charges) pour chaque mois de retard commencé. 

Précision

Si à l’entrée il n’y a eu aucun état des lieux d’établi, le locataire était présumé avoir reçu le logement en bon état et devait le rendre comme tel après la fin de la durée du bail lors de la sortie des lieux.

Citons l’Article 1731 du Code civil

« S'il n'a pas été fait d'état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire. »

Zoom sur l’inventaire de la location meublée

Pour un logement meublé, l’état des lieux doit contenir un inventaire et un état détaillé du mobilier qui compose le logement.

En plus du bien proprement parlé, des sols et des murs, l’état des lieux décrit précisément le nombre et le nom des meubles et objets présents dans le logement, ainsi que leur état au moment de l’entrée dans les lieux.

Zoom sur la vétusté

La vétusté peut causer des dommages qui restent à la charge du propriétaire. La vétusté correspond à une usure naturelle due à un usage normal et prolongé du logement. On peut comprendre qu’une peinture murale blanche à l’origine, voit sa couleur passer et devenir grisée ou jaunie.

Dès la signature du bail, le propriétaire et le locataire peuvent décider d'une grille de vétusté. L’idée est de déterminer si les dégradations en cours de location résultent de la vétusté du logement, auquel cas, les réparations sont à la charge du propriétaire, quand bien même elles seraient cataloguées comme réparations locatives.

La grille de vétusté définit une durée de vie théorique et des coefficients de réduction forfaitaire annuels pour les principaux matériaux et équipements du bien loué.

Elle est choisie parmi celles ayant fait l'objet d'un « accord collectif de location »

Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d'établissement de l'état des lieux et de prise en compte de la vétusté des logements loués à usage de résidence principale

État des lieux litigieux

S’il n’est pas réalisé à l'amiable, il doit être réalisé par un huissier de justice, soit à la demande du propriétaire ou du locataire.

L'huissier avertit le propriétaire et le locataire du rendez-vous au moins 7 jours à l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception.

En l’absence du locataire lors du rendez-vous, le bailleur doit saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement.

Le juge constatera le refus du locataire et désignera un huissier pour obtenir la remise des clés et la réalisation de l'état des lieux.

Pour rappel les frais d'état des lieux seront alors partagés par moitié entre le locataire et le bailleur.

Une contestation liée à l'état des lieux peut être portée, soit par le propriétaire ou soit par le locataire devant une CDC (Commission Départementale de Conciliation) afin de trouver une solution amiable à leur litige.

La conciliation est une démarche facultative concernant un litige en rapport avec un état des lieux, et c’est gratuit.

Il faut que le logement (vide ou meublé) constitue la résidence principale du locataire, et que cela ne concerne pas un bail mobilité.

A ce stade, si la conciliation n'aboutit pas, le propriétaire peut saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement.