L'état des lieux

Quand faire un état des lieux ?

Pour éviter les conflits, l’établissement d’un état des lieux à l’entrée et à la sortie, est une sécurité.

Un état des lieux s’effectue à l'entrée (généralement le jour de la signature du bail) et à la sortie lorsque le locataire rend ses clés. Ce qui veut dire qu’il y en a deux.

L’objectif est de pouvoir les comparer, le temps de la location écoulé. La comparaison entre les deux permettra, en cas de litige d'établir les responsabilités de chaque partie. 

Les parties prenantes, propriétaire et le locataire, doivent pouvoir constater ensemble l'état des lieux d'entrée et de sortie.

Le document de l’état des lieux décrit :

• L'état du logement et de ses équipements à l'entrée dans les lieux du locataire (état des lieux d’entrée)
• L’état du logement, cette fois lorsque le locataire quittera le logement et rendra les clés (état des lieux de sortie)

L’état des lieux vise à protéger les deux parties, bailleur et locataire.

En cas de litige, la comparaison de ces deux documents va permettre d'établir les responsabilités de chacun.

Il est joint au bail, et il est conservé pendant toute la durée de la location.

Il est rédigé en autant d’exemplaires qu’il y a de parties prenantes au bail. Il est daté, et il est signé par toutes les parties.

Que dit la loi ?

Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 

Article 3-2

Modifié par LOI n°2015-990 du 6 août 2015 - art. 82

« Un état des lieux est établi selon des modalités définies par décret en Conseil d'Etat, pris après avis de la Commission nationale de concertation, dans les mêmes formes et en autant d'exemplaires que de parties lors de la remise et de la restitution des clés. Il est établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles et joint au contrat de location. »

Un état des lieux d'entrée

Il doit être réalisé lors de la remise des clés (en pratique, le jour de la signature du bail) et joint au contrat de bail.

Il est réalisé avant que le locataire installe ses affaires personnelles dans le logement.

L'état du logement et de ses équipements sont décrits à l'entrée dans les lieux du locataire.

L’état des lieux est un document annexe obligatoire à remettre lors de la signature d’un contrat de location.

Le décret qui fixe les règles

Ce décret, en application de la loi Alur (Accès au Logement et un Urbanisme Rénové), concerne les logements à usage de résidence principale.

Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d'établissement de l'état des lieux et de prise en compte de la vétusté des logements loués à usage de résidence principale.

La loi encadre « les états des lieux locatifs et impose de tenir compte de la vétusté du logement afin de déterminer les éventuels frais de remise en état qui incombent au locataire.

Le décret fixe ainsi, pour l'ensemble des locations d'un logement nu ou meublé à usage de résidence principale, les modalités d'établissement des états des lieux d'entrée ou de sortie et les modalités de prise en compte de la vétusté. »

Article 1 

« L'état des lieux prévu à l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 susvisée doit porter sur l'ensemble des locaux et équipements d'usage privatif mentionnés au contrat de bail et dont le locataire a la jouissance exclusive. »

Article 2

L'état des lieux décrit le logement et constate son état de conservation. Il comporte au moins les informations suivantes :
1° A l'entrée et à la sortie du logement :
a) Le type d'état des lieux : d'entrée ou de sortie ;
b) Sa date d'établissement ;
c) La localisation du logement ;
d) Le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou le siège social du bailleur ;
e) Le cas échéant, le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux ;
f) Le cas échéant, les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie ;
g) Le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun ;
h) Pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Il peut être complété d'observations ou de réserves et illustré d'images ;
i) La signature des parties ou des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux ;
2° A la sortie du logement :
a) L'adresse du nouveau domicile ou du lieu d'hébergement du locataire ;
b) La date de réalisation de l'état des lieux d'entrée ;
c) Eventuellement, les évolutions de l'état de chaque pièce et partie du logement constatées depuis l'établissement de l'état des lieux d'entrée.

Article 3

L'état des lieux à l'entrée et à la sortie du logement est établi selon les modalités suivantes :

1° Le logement contient les seuls meubles ou équipements mentionnés au contrat de location ;

2° La forme du document permet la comparaison de l'état du logement constaté à l'entrée et à la sortie des lieux. A cet effet, les états des lieux peuvent être réalisés sous la forme d'un document unique ou de documents distincts ayant une présentation similaire ;

3° L'état des lieux, établi sur support papier ou sous forme électronique, est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature.

Sa réalisation

C’est un constat écrit qui doit être établi par les deux parties, daté et signé.

L’état des lieux est établi par écrit en 2 exemplaires (un exemplaire pour le locataire, l'autre pour le propriétaire), et réalisé à l'amiable entre le propriétaire et le locataire qui doivent constater ensemble et d'un commun accord et dans de bonnes conditions d'éclairage l'état des lieux d'entrée. 

Il est établi de manière amiable et contradictoire, d’où la présence des parties, locataire et le bailleur, qui doivent tous deux être présents ou représentés.

Les parties peuvent mandater un tiers comme un agent immobilier, ou un huissier de justice par exemple.

Quant à sa forme

Idéalement elle doit permettre la comparaison de l'état du logement constaté à l'entrée et à la sortie des lieux.

Cela peut donc être :

• Un document formalisé de façon identique en termes de présentation
• Un document unique comportant deux colonnes une pour "l'entrée du locataire" et une colonne pour " la sortie du locataire"

Précision

Dans un but d’une meilleure comparaison, le locataire et le bailleur peuvent convenir d'appliquer une grille de vétusté, à la signature du contrat de bail.

L'état des lieux, peut être établi sur support papier ou sous forme électronique, il est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties (propriétaire, locataire) ou au mandataire au moment de sa signature, si l’une des parties est représentée.

Le logement est doté : d'une installation de chauffage, d'une installation d'eau chaude sanitaire individuelle, d'une installation d'eau chaude sanitaire collective avec un compteur individuel, l'état des lieux d'entrée (et l'état des lieux de sortie lors du départ du locataire) est complété, par les relevés des index pour chaque énergie.

Citons l’article 3-2 de la loi de 1989

« Le propriétaire ou son mandataire complète les états des lieux d'entrée et de sortie par les relevés des index pour chaque énergie, en présence d'une installation de chauffage ou d'eau chaude sanitaire individuelle, ou collective avec un comptage individuel. L'extrait de l'état des lieux correspondant est mis à la disposition de la personne chargée d'établir le diagnostic de performance énergétique prévu à l'article L. 134-1 du code de la construction et de l'habitation qui en fait la demande, sans préjudice de la mise à disposition des factures. » 

Ces informations sont également mises est à la disposition du professionnel qui est chargé d'établir le diagnostic de performance énergétique (DPE).

Modifier l'état des lieux

Le délai pour le locataire pour demander au bailleur de modifier l'état des lieux d'entrée est :

• De 10 jours calendaires suivant la date de l'état des lieux pour ce qui s'agit de tout élément concernant le logement,
• Pendant le 1^ermois de la période de chauffe si cela concerne l'état des éléments de chauffage.

Jour calendaire : « Un jour calendaire désigne tout jour du calendrier de l'année civile, y compris les jours fériés et chômés, allant du 1 janvier jusqu'au 31 décembre »

Citons l’article 3-2 de la loi de 1989

« Le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de compléter l'état des lieux d'entrée dans un délai de dix jours à compter de son établissement. Si cette demande est refusée, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation territorialement compétente.

Pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l'état des lieux soit complété par l'état des éléments de chauffage. »

Les observations éventuelles ou réserves ne concernent que les états des lieux d'entrée qui peuvent être complétés par le locataire dans les délais impartis de la tenue de l'état des lieux.

Dans le cas d’un refus du bailleur pour une modification de l'état des lieux, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation dont dépend le logement.

Etat des lieux de sortie

Selon l'article 1730 du Code civil

« s'il a été fait un état des lieux entre le bailleur et le preneur, celui-ci doit rendre la chose telle qu'il l'a reçue, suivant cet état, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure ».

L’état des lieux de sortie se réalise à la fin de la location, lorsque le logement est vidé des affaires du locataire. C’est au moment de la restitution des clés au bailleur.

Rappel des mentions : l'état des lieux de sortie, constate les évolutions par rapport à l'état des lieux d'entrée, évolutions dues à la vétusté à la fois du logement et des équipements. 

Citons l’article 3-2 de la loi de 1989

« Si l'état des lieux ne peut être établi dans les conditions prévues au premier alinéa, il est établi par un huissier de justice, sur l'initiative de la partie la plus diligente, à frais partagés par moitié entre le bailleur et le locataire et à un coût fixé par décret en Conseil d'Etat. Dans ce cas, les parties en sont avisées par l'huissier au moins sept jours à l'avance, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. » 

Prise en compte de la vétusté

Chapitre II : Dispositions relatives à la prise en compte de la vétusté des logements loués à usage de résidence principale (Article 4)

Article 4

« En application de l'article 7 de la loi du 6 juillet 1989 susvisée, la vétusté est définie comme l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et éléments d'équipement dont est constitué le logement.

Les parties au contrat de location peuvent convenir de l'application d'une grille de vétusté dès la signature du bail, choisie parmi celles ayant fait l'objet d'un accord collectif de location conclu conformément à l'article 41 ter de la loi du 23 décembre 1986 susvisée, même si le logement en cause ne relève pas du secteur locatif régi par l'accord.

Les parties peuvent également convenir de l'application d'une grille de vétusté choisie parmi celles ayant fait l'objet d'un accord collectif local conclu en application de l'article 42 de la même loi, même si le logement en cause ne relève pas du patrimoine régi par l'accord.

Dans tous les cas prévus aux deux alinéas précédents, cette grille définit au minimum, pour les principaux matériaux et équipements du bien loué, une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement forfaitaire annuels affectant le prix des réparations locatives auxquelles serait tenu le locataire. »

 A la sortie du logement, l'état des lieux précise :

• La nouvelle adresse du locataire
• La date de l'état des lieux d'entrée

Coût

État des lieux amiable

À l’entrée

S’il est établi directement entre le locataire et le bailleur, il est gratuit. 

S’il est établi par un professionnel, une partie des frais (honoraires du professionnel) peut être à la charge du locataire, sous conditions :  un plafond fixé à 3 € par m² de surface habitable, et la part des frais facturée au locataire ne peut pas être supérieure à celle du bailleur (donc pas plus de la moitié). 

A titre d’illustration :

Exemple

Un logement fait 27 m² :

• L'état des lieux est facturé 170 €, les frais à la charge du locataire ne peuvent pas excéder 81€ (3 € x 27), le bailleur prenant en charge le reste
• L'état des lieux est facturé pour un montant de 120 €, les frais à la charge du locataire sont de 60 € maximum puisqu'il ne doit pas payer plus que le bailleur.

A la sortie

S’il est établi directement entre le locataire et le bailleur, il est gratuit. 

S’il est établi par un professionnel, les frais sont à la charge du bailleur.

Sauf en cas de désaccord et s’il y a recours à un huissier, les frais sont alors partagés par moitié entre le locataire et le bailleur. 

L’article 5 de la loi de 89 indique sur les honoraires

Article 5

Modifié par LOI n°2018-1021 du 23 novembre 2018 - art. 139 et 151

« (…) Les honoraires des personnes mandatées pour réaliser un état des lieux sont partagés entre le bailleur et le preneur. Le montant toutes taxes comprises imputé au locataire pour cette prestation ne peut excéder celui imputé au bailleur et demeure inférieur ou égal à un plafond par mètre carré de surface habitable de la chose louée fixé par voie réglementaire et révisable chaque année, dans des conditions définies par décret. Ces honoraires sont dus à compter de la réalisation de la prestation. »

Les dégradations qui sont à la charge du locataire ? 

Par postulat, le logement doit être dans un état identique à l’entrée du locataire et à sa sortie.

Cela ne signifie pas la remise à neuf par le locataire. Il y a lieu de tenir compte de la vétusté lié au temps passé. Les effets ne sont pas facturés au locataire. 

A contrario, les détériorations liées à un usage anormal du logement sont à a charge du locataire sortant, comme a titre d’illustration une moquette brulée.

Pour rappel, dans l’hypothèse où, le locataire a effectué des travaux de transformation du logement sans l’accord du propriétaire, les travaux de remise en état sont à la charge du locataire. 

Restitution du dépôt de garantie

Dans le cas d’un état des lieux de sortie identique à l’état des lieux d’entrée, le bailleur dispose d’un délai d’un mois pour restituer le dépôt de garantie dans son intégralité, au locataire.

Si l’état des lieux fait mention de dégradations causées par le locataire, le propriétaire pourra déduire (du dépôt de garantie) le coût des réparations.

Il dispose d’un délai de deux mois pour restituer le dépôt de garantie diminué du coût des réparations, dont les coûts sont justifiés (devis, facture, …).

Dans l’hypothèse où les frais de remise en état du logement sont supérieurs au montant du dépôt de garantie :

• Le bailleur est en droit de conserver la totalité du dépôt de garantie
• Et il peut demander le remboursement du solde dépassant au locataire. 

Précision

Si à l’entrée il n’y a eu aucun état des lieux d’établi, le locataire était présumé avoir reçu le logement en bon état et devait le rendre comme tel après la fin de la durée du bail lors de la sortie des lieux.

Citons l’Article 1731 du Code civil

« S'il n'a pas été fait d'état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire. »

Citons l’article 3-2

« A défaut d'état des lieux ou de la remise d'un exemplaire de l'état des lieux à l'une des parties, la présomption établie par l'article 1731 du code civil ne peut être invoquée par celle des parties qui a fait obstacle à l'établissement de l'acte ou à sa remise à l'une des parties. »

Zoom sur la vétusté

La vétusté peut causer des dommages qui restent à la charge du propriétaire. La vétusté correspond à une usure naturelle due à un usage normal et prolongé du logement. On peut comprendre qu’une peinture murale blanche à l’origine, voit sa couleur passer et devenir grisée ou jaunie.

Dès la signature du bail, le propriétaire et le locataire peuvent décider d'une grille de vétusté. L’idée est de déterminer si les dégradations en cours de location résultent de la vétusté du logement, auquel cas, les réparations sont à la charge du propriétaire, quand bien même elles seraient cataloguées comme réparations locatives.

La grille de vétusté définit une durée de vie théorique et des coefficients de réduction forfaitaire annuels pour les principaux matériaux et équipements du bien loué.

Elle est choisie parmi celles ayant fait l'objet d'un « accord collectif de location »

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe les modalités d'établissement de l'état des lieux et de prise en compte de la vétusté des logements loués à usage de résidence principale

État des lieux litigieux

S’il n’est pas réalisé à l'amiable, il doit être réalisé par un huissier de justice, soit à la demande du propriétaire ou du locataire.

L'huissier avertit le propriétaire et le locataire du rendez-vous au moins 7 jours à l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception.

En l’absence du locataire lors du rendez-vous, le bailleur doit saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement.

Le juge constatera le refus du locataire et désignera un huissier pour obtenir la remise des clés et la réalisation de l'état des lieux.

Pour rappel les frais d'état des lieux seront alors partagés par moitié entre le locataire et le bailleur.

Une contestation liée à l'état des lieux peut être portée, soit par le propriétaire ou soit par le locataire devant une CDC (Commission Départementale de Conciliation) afin de trouver une solution amiable à leur litige.

La conciliation est une démarche facultative concernant un litige en rapport avec un état des lieux, et c’est gratuit.

Il faut que le logement constitue la résidence principale du locataire.

A ce stade, si la conciliation n'aboutit pas, le propriétaire peut saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement.