Emission de facture électronique en phase transitoire : comment éviter les doublons et sécuriser ses justificatifs ?

Éviter les doubles paiements et les doubles comptabilisations

Le principe est simple : une même opération ne doit jamais être traitée deux fois. Ainsi, lorsqu'une facture électronique a correctement été transmise par une plateforme agréée, il n'est pas recommandé d'adresser systématiquement un second exemplaire par e-mail, PDF ou portail client. Ce double envoi pourrait conduire le client à traiter deux fois la même facture (guide pratique, fiche n°15).

L'entreprise doit au contraire s'appuyer sur les statuts de transmission disponibles prévus dans la législation dans le cadre des plateformes agréées. Un envoi complémentaire n'est justifié que lorsque ces statuts montrent que la facture n'a pas pu être transmise, a été rejetée ou demeure inaccessible au destinataire (guide pratique, fiche n°15).

Bien identifier les copies de continuité

Lorsqu'un double de la facture doit être transmis afin d'assurer la continuité de l'activité, il est recommandé d'indiquer clairement qu'il ne s'agit pas d'une nouvelle facture. Le guide cite notamment les mentions « duplicata », « copie » ou « copie de continuité » (guide pratique, fiche n°15).

À défaut, cette information peut être précisée dans le message accompagnant la facture en rappelant notamment le numéro de facture, sa date, son montant, le canal initial de transmission et le fait qu'il ne s'agit pas d'une nouvelle opération (guide pratique, fiche n°15).

De la même manière, lorsqu'une facture est finalement transmise par voie électronique après un incident ou un rejet, cette régularisation ne doit pas être enregistrée comme une nouvelle facture. Elle correspond à la même opération économique et ne doit donc générer ni double paiement, ni double comptabilisation, ni double déclaration de TVA (guide pratique, fiche n°15).

Constituer un dossier de preuve

Le guide insiste enfin sur l'importance de conserver tous les justificatifs relatifs aux incidents rencontrés lors de l'émission des factures électroniques (guide pratique, fiche n°16).

Il est ainsi recommandé d'archiver les éléments suivants :  

• les tentatives d'émission,
• les statuts de transmission,
• les messages de rejet,
• les échanges avec la plateforme agréée, l'éditeur, le prestataire, l'expert-comptable ou le client,
• les éléments relatifs aux copies de continuité et aux régularisations effectuées.

Lorsque certains flux ne sont pas encore totalement stabilisés, le plan interne de correction constitue également un justificatif utile (guide pratique, fiche n°16).

Cette documentation permettra de démontrer que l'entreprise a agi de bonne foi, qu'elle a effectivement cherché à utiliser le circuit de facturation électronique et qu'elle a engagé les actions nécessaires pour corriger les difficultés rencontrées. En cas de contrôle, ces éléments constitueront les principaux justificatifs de la trajectoire de mise en conformité suivie par l'entreprise.

Source : Guide pratique pour accompagner la mise en œuvre de la réforme