Les fameuses notes de frais des salariés pour leurs déplacements professionnels amènent tout un lot de questions sur la possibilité ou non de récupérer la TVA sur ces dépenses. La réponse n’est pas unique et nécessite de détailler chaque type de frais de déplacement.
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Le saviez-vous ? ¶
Les frais de déplacement constituent la plus grande part des dépenses professionnelles. Très encadrés par la loi, ils occasionnent des procédures complexes. Calcul, barème et bonnes pratiques, ce guide pratique avec fiches synthétiques vous donne toutes les informations pour gérer les frais de déplacement et leur remboursement.
La récupération de la TVA : les conditions de fonds et de forme ¶
Avant de développer les cas où il est possible de récupérer la TVA sur les frais de déplacement, il est indispensable de rappeler que toute dépense doit respecter plusieurs conditions pour pouvoir faire l’objet d’une déduction de TVA
- Elle doit être affectée aux besoins de l’exploitation (exclusion des dépenses personnelles notamment).
- Elle doit être engagée en faveur d’opérations imposables à la TVA : la TVA sur les dépenses d’activité exonérées de TVA comme les cabinets médicaux ne peut ainsi être récupérée.
- Elle ne doit pas être visée par une mesure d’exclusion du droit à déduction prévue par le code général des impôts (certains frais de déplacement sont concernés par ces exclusions).
- Elle doit être justifiée par un document commercial (une facture la plupart du temps) comprenant différentes mentions obligatoires comme l’identification des parties, le détail des biens ou prestations vendus, la date, le total HT, le taux et le montant de la TVA, etc.
Les frais de restauration ¶
Les frais de restauration dans le cadre d’un déplacement professionnel peuvent faire l’objet d’une récupération de TVA. Ils ne sont visés par aucune exclusion du CGI. La TVA sur les repas des clients invités peut également être déduite.
Il est néanmoins nécessaire sur ces frais, d’être vigilant sur la forme. En cas de contrôle, il faut être en mesure de prouver que le repas pris à l’extérieur était justifié par un déplacement de nature professionnelle. De même, il faut être en mesure de justifier l’identité des personnes présentes lors du repas (salariés, dirigeants, clients, etc.). À ce titre, il est conseillé d’indiquer au verso de la facture, le nom et la qualité des personnes ayant participé au repas.
Toujours au niveau du formalisme, des vérifications sont nécessaires sur les mentions de la facture. Beaucoup de restaurants réalisent encore leur facture de façon manuelle, parfois, sans mentionner la TVA. De même, le Conseil d’État précise que si la facture est au nom personnel du salarié et non celui de l’entreprise, la TVA ne peut être récupérée (décision n°334423, 17 avril 2013).
En revanche l’administration fiscale tolère pour les factures de moins de 150 € que le nom du client n’apparaisse pas. Dans ce cas, un espace sur la facture doit être prévu afin que le client puisse mentionner son identité.
Les dépenses de logement ¶
Le 2° du 2 du IV de l'article 206 du CGI exclut de la déduction de TVA, les frais de logement des salariés et dirigeants, quel que soit le motif. Les frais d’hôtel, même justifiés par un déplacement professionnel ne peuvent donc faire l’objet d’une récupération de TVA.
En revanche, la TVA sur les petits déjeuners et repas pris à l’hôtel peut être déduite, à condition évidemment, que ces frais apparaissent bien séparément de la nuitée sur la facture.
Le code général des impôts ne prévoit qu’une seule exception au principe de non-récupération. Il permet la déduction de la TVA pour les dépenses de logement du personnel de sécurité, de gardiennage ou de surveillance sur les chantiers ou dans les locaux de l'entreprise.
En outre, l’exclusion ne vise que les salariés et dirigeants, pas les autres tiers avec lesquels l’entreprise travaille. Ainsi, la TVA peut être déduite sur les dépenses d’hôtel d’un client ou d’un fournisseur, prises en charge par l’entreprise.
La location de véhicules et le carburant ¶
La TVA sur les véhicules de tourisme loués ne peut pas être récupérée contrairement à celle relative aux véhicules utilitaires. La déduction de TVA sur le carburant dépend du type de carburant consommé et du véhicule utilisé (voiture particulière ou véhicule de tourisme).
Pour ce type de dépenses, vous pouvez vous référer à la fiche pratique suivante : https://www.legifiscal.fr/tva/tva-francaise/tva-recuperable/recuperation-tva-vehicules-frais-carburant.html
En revanche, les frais de péage d’autoroute peuvent toujours faire l’objet d’une récupération de TVA que le véhicule utilisé soit un utilitaire ou non.
Le transport de personnes ¶
Afin d’être en cohérence avec l’exclusion du droit à déduction de la TVA sur l’acquisition et la location de véhicules de tourisme, le 5° du 2 du IV de l'article 206 du CGI exclut également du droit à déduction, toutes les dépenses de transport de personnes.
En conséquence, la TVA ne peut être récupérée sur les dépenses suivantes : frais de métro, bus, train, avion, taxi, car, etc. Ces frais sont exclus, quel que soit le motif et quel que soit la personne concernée (salarié, dirigeant, client).
Seuls les frais de transport subis par les fournisseurs ou prestataires et refacturés à l’entreprise avec l'opération principale ouvrent droit à la déduction de TVA pour le client.