La réglementation de la facture

Factures
Fiche pratique

La facture est un document juridique obligatoire fondamental dans le cadre des échanges entre acteurs économiques. La facture a plusieurs fonctions Elle matérialise la transaction financière, - Elle constitue une pièce justificative pour la comptabilité, - Elle constitue une pièce justificative pour la collecte et la déduction de la TVA. Du fait de son importance, la facture fait l’objet d’une réglementation très précise.

Sommaire

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​Cadre légal de la facture

Constitue une facture, tout document délivré dans les conditions prévues par le code général des impôts, notamment au regard des mentions obligatoires et quelle que soit la qualification donnée à ce document (quittance, note, relevé etc.).

Les obligations liées à la facturation dans le cadre d’opérations sur le territoire de l’Union européenne sont harmonisées au niveau européen par la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010.

En conséquence, les États membres devaient transposer cette directive dans leur législation au plus tard le 31 décembre 2012. En France, cette transposition s’est faite dans le cadre de l’article 62 de la dernière loi de finances rectificative pour 2012. Cette loi a ensuite fait l’objet d’un décret d’application publié au journal officiel le 25 avril dernier (décret n°2013-346). Ce décret précise notamment les mentions à porter sur les factures, les conditions du mandat de facturation et les modalités de la facturation électronique.

Le code du commerce prévoit également les modalités de réalisation de la facture ainsi que les mentions obligatoires (article L441-3).

​L’obligation d’émettre une facture

​Factures émises envers les professionnels

Tout assujetti doit s'assurer qu'une facture est émise pour les livraisons de biens ou les prestations de services qu'il effectue pour un autre assujetti ou pour une personne morale non assujettie. L'assujetti doit conserver un double de tous les documents émis.

​Factures émises envers les particuliers

L'obligation de délivrance de factures par les assujettis à un particulier n’est obligatoire que dans les cas suivants :

  • la vente d'une marchandise d'un professionnel à un particulier si celui-ci la demande ou en cas de vente à distance (sinon un ticket de caisse suffit),
  • la prestation d'un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou si le client la demande quel que soit le montant.

Ces prestations doivent faire l'objet d'une note mentionnant le nom et l'adresse des parties, la nature et la date de l'opération effectuée, le montant du prix de la prestation et le montant de la TVA (CGI art. 290 quinquies).

​Factures d’acompte

Lors du règlement d’un acompte, une facture doit être obligatoirement émise. Néanmoins, depuis le 1er janvier 2013 l’émission d’une facture n’est plus obligatoire pour les versements d’acomptes relatifs à des livraisons intracommunautaires et des transferts intracommunautaires exonérés de TVA, ainsi que pour les opérations intracommunautaires portant sur les moyens de transport neufs.

​Date d’émission de la facture

La date d'émission de la facture doit en principe intervenir lors du fait générateur de la livraison des biens ou de la prestation de service. Un différé de quelques jours est admis (15 jours à 1 mois selon les cas) compte tenu des nécessités de la gestion administrative des entreprises.

Par ailleurs, le délai d’établissement de la facture est harmonisé pour les opérations intracommunautaires réalisées à compter de 2013. La facture doit désormais être établie au plus tard le 15 du mois qui suit celui au cours duquel s'est produit le fait générateur (loi art. 62-I-E-1°-c, 1er al. ; CGI art. 289-I-3, 1er al. modifié). Le fait générateur est la livraison pour un bien ou la fin de la réalisation d’une prestation. Cette réforme concerne ainsi les acquisitions et livraisons intracommunautaires et les prestations de service intracommunautaires.

En outre, il est possible de réaliser une seule facture pour plusieurs livraisons ou prestations de services réalisées pour lesquelles la taxe devient exigible au cours d’un même mois civil. Ce système est admis lorsque l'entreprise rencontre un obstacle matériel à l'accomplissement de leurs obligations de facturation, en raison de l'existence d'opérations très fréquentes au profit d'un même client au cours d'un même mois.

Cette facture est établie au plus tard à la fin de ce même mois (loi art. 62-I-E-1°-c, CGI art. 289-I-3, 2e al. nouveau), ou quelques jours après la fin du mois civil si les nécessités de gestion de l'entreprise le justifient.

​Délivrance des factures par une personne autre que le fournisseur ou le prestataire

Une facture peut être établie par une personne autre que le fournisseur ou le prestataire de services en cas de représentant fiscal ou de mandat de facturation.

​Entreprises établies hors UE

Les entreprises établies hors UE redevables de TVA en France ont l’obligation d’avoir un représentant fiscal, chargé de déclarer et reverser la TVA à l’administration fiscale française (Article 242-OZ octies de l'annexe II du Code général des impôts). C’est également au représentant fiscal de délivrer la facture, mais l'entreprise étrangère peut procéder elle-même à l’établissement des factures à condition de préciser le nom, l'adresse et le numéro d'identification de son représentant fiscal.

​Mandat de facturation

Les factures peuvent être émises par le client ou même par un tiers lorsque l'assujetti leur donne mandat à cet effet. Les factures sont alors émises au nom et pour le compte de l’assujetti à condition que ce dernier donne son acceptation (CGI art. 289-I-2). Le mandat de facturation était déjà possible avant 2013 mais l’acceptation de l’assujetti constitue une nouvelle condition nécessaire pour les opérations réalisées à compter du 1er janvier 2013.

Lorsque le mandataire est établi dans un pays avec lequel il n'existe aucun instrument juridique relatif à l'assistance mutuelle en matière de recouvrement des créances relatives aux taxes, impôts, droits et autres mesures et de coopération administrative et de lutte contre la fraude dans le domaine de la TVA, la procédure suivante doit être respectée (CGI, art. 242 nonies modifié ; décret 2013-346 du 24 avril 2013) :

a) Un mandat écrit et préalable doit être établi ;
b) L'assujetti en informe l'administration par écrit en indiquant le nom et l'adresse du client ou tiers ainsi mandaté lorsque ce dernier établit de manière régulière des factures au nom et pour le compte de cet assujetti. A cette fin, il dépose un état auprès de son service des impôts dans les mêmes délais que sa déclaration de résultats ou de bénéfices ;
c) Les factures concernées sont émises dès la réalisation de la livraison de biens ou de la prestation de services sans que puisse être utilisée la possibilité de délivrer des factures périodiques dans les conditions prévues au troisième alinéa du 3 du I de l'article 289 du code général des impôts.

Lorsque la facture est émise par le client, la mention « Autoliquidation » doit obligatoirement apparaître.

​Mentions obligatoires devant figurer sur la facture

​Les mentions obligatoires générales

L’Article 242 nonies A (modifié par le décret n°2013-346 du 24 avril 2013 - art. 2) fait l’inventaire des mentions obligatoires sur les factures.

Extrait article 242 nonies A du CGI

1° Le nom complet et l'adresse de l'assujetti et de son client ;

2° Le numéro individuel d'identification attribué à l'assujetti en application de l'article 286 ter du code précité et sous lequel il a effectué la livraison de biens ou la prestation de services ;

3° Les numéros d'identification à la taxe sur la valeur ajoutée du vendeur et de l'acquéreur pour les livraisons désignées au I de l'article 262 ter du code précité (c'est-à-dire, les livraisons intracommunautaires, en revanche le fournisseur n'a pas à mentionner le numéro d'identification à la TVA en France du client) ;

4° Le numéro d'identification à la taxe sur la valeur ajoutée du prestataire ainsi que celui fourni par le preneur pour les prestations pour lesquelles le preneur est redevable de la taxe (cas pour le preneur des prestations de services intracommunautaires et extracommunautaires) ;

5° Lorsque le redevable de la taxe est un représentant fiscal au sens de l'article 289 A du code précité, le numéro individuel d'identification attribué à ce représentant fiscal en application de l'article 286 ter du même code, ainsi que son nom complet et son adresse (les entreprises hors Union européenne redevables de la TVA en France ont l’obligation d’avoir un représentant fiscal) ;

6° Sa date d'émission ;

7° Un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ; la numérotation peut être établie dans ces conditions par séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'activité de l'assujetti le justifient ; l'assujetti doit faire des séries distinctes un usage conforme à leur justification initiale ;

8° Pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ;

9° Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération ;

10° La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte visé au c du 1 du I de l'article 289 du code précité, dans la mesure où une telle date est déterminée et qu'elle est différente de la date d'émission de la facture ;

11° Le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement ;

12° En cas d'exonération, la référence à la disposition pertinente du code général des impôts ou à la disposition correspondante de la directive 2006/112/ CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération ;

13° Lorsque l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la mention : " Autoliquidation " (nouvelle mention depuis le 25 avril 2013) ;

14° Lorsque l'acquéreur ou le preneur émet la facture au nom et pour le compte de l'assujetti, la mention : " Autofacturation " (nouvelle mention depuis le 25 avril 2013) ;

15° Lorsque l'assujetti applique le régime particulier des agences de voyage, la mention " Régime particulier-Agences de voyages " (nouvelle mention depuis le 25 avril 2013) ;

16° En cas d'application du régime prévu par l'article 297A du code précité, la mention " Régime particulier-Biens d'occasion ", " Régime particulier-Objets d'art " ou " Régime particulier-Objets de collection et d'antiquité " selon l'opération considérée (nouvelle mention depuis le 25 avril 2013) ;

17° Les caractéristiques du moyen de transport neuf telles qu'elles sont définies au III de l'article 298 sexies du code précité pour les livraisons mentionnées au II de ce même article ;

18° De manière distincte, le prix d'adjudication du bien, les impôts, droits, prélèvements et taxes ainsi que les frais accessoires tels que les frais de commission, d'emballage, de transport et d'assurance demandés par l'organisateur à l'acheteur du bien, pour les livraisons aux enchères publiques visées au d du 1 du I de l'article 289 du code précité effectuées par un organisateur de ventes aux enchères publiques agissant en son nom propre, soumises au régime de la marge bénéficiaire mentionné à l'article 297 A du même code. Cette facture ne doit pas mentionner de taxe sur la valeur ajoutée.

En outre, l’article L441-3 du nouveau code de commerce rajoute les mentions suivantes (leur absence justifie une sanction pénale mais pas une sanction fiscale) :

  • La date à laquelle le règlement doit intervenir (le délai maximum de paiement sauf exception est de 60 jours nets, ou par dérogation, 45 jours fin de mois à compter de la date d'émission de la facture, sous réserve que ce délai soit expressément stipulé par contrat et qu'il ne constitue pas un abus manifeste à l'égard du créancier)
  • Les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente
  • Le taux des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture (taux minimum : 3 fois le taux d’intérêt légal en vigueur)
  • Le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement (fixée à 40 €)
  • Des informations supplémentaires sur le vendeur : forme juridique (EURL, SARL etc.) numéro Siren (le numéro SIRET et le code NAF ne sont pas obligatoires), numéro RCS (ou au Répertoire des métiers pour un artisan) et la ville d’immatriculation au greffe du tribunal de commerce, l’adresse du siège social (et non de l'établissement), ainsi que le cas échéant la qualité de locataire gérant de fonds de commerce
  • L’adresse de livraison (qui peut être différente de celle de l'acheteur)
  • En cas d’adhésion à un centre de gestion agréé, la mention suivante est obligatoire : « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d’un Centre de Gestion Agréé par l’administration fiscale »
  • Dans certaines professions, des références complémentaires sont imposées (exemple : entreprises de sécurité, de travail temporaire, les agences immobilières, les organismes de formation professionnelle continue)

Enfin, 2 nouvelles mentions sont obligatoires sur les factures depuis le 1er octobre 2019 en application de l’ordonnance du 24 avril 2019 (actualité économie.gouv.fr du 18 septembre 2019) :

  • L’adresse de facturation dans le cas où elle est différente de celle de livraison pour le fournisseur et pour le client
  • Le numéro du bon de commande lorsque ce document a été préalablement émis par l’acheteur.

Ces 2 mentions supplémentaires résultent de l’ordonnance n°2019-359 du 24 avril 2019, relative à la transparence, aux pratiques restrictives de concurrence et autres pratiques prohibées. 

​Mesures de simplification

Mesure de simplification pour les factures inférieures ou égales à 150 € HT

L’article 242 nonies A II prévoit également pour les factures dont le montant est inférieur ou égal à 150 € hors taxes, que le numéro d'identification à la TVA de l'assujetti et la référence à la disposition du CGI ou de la directive TVA ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération ne constituent pas des mentions obligatoires.

En revanche, sont exclues de cette mesure de simplification, les factures relatives aux opérations suivantes :

  • aux ventes à distance et aux livraisons intracommunautaires de biens, y compris de moyens de transport,
  • aux opérations visées à l'article 289-0, II-1° du CGI, pour lesquelles le client établi dans un autre Etat membre doit autoliquider la taxe. L'article 242 nonies A du CGI prévoit néanmoins que ces factures peuvent ne pas mentionner le prix unitaire hors taxe, les remises, rabais, ristournes ou escomptes ainsi que le taux de la taxe applicable et son montant.

Mesure de simplification pour les factures émises dans le secteur de la restauration

Toute facture émise doit normalement comporter les mentions obligatoires énoncées par le CGI, notamment les éléments d’identification du client. Afin de tenir compte des spécificités pratiques du secteur de la restauration, il est admis depuis l’instruction fiscale du 10 avril 2006 (BO 3 – E-1-06) que ces derniers ne soient pas mentionnés par l’entreprise qui émet la facture, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé sur le document remis.

Cet assouplissement ne concerne pas les factures d’un montant total hors taxe supérieur à 150 euros.

La déduction de la TVA figurant sur le document remis au client est subordonnée, outre qu’il doit s’agir d’une dépense nécessaire à l’exploitation, à la mention par le client de son identification complète sur la partie du document prévue à cet effet. L’identification complète s’entend du nom ou de la raison sociale du client, et de son adresse ou du lieu de son siège social.

​Mentions spécifiques à certaines opérations

Les cas d’autoliquidation

L’Article 242 nonies A du code général des impôts a été modifié par le décret du 24 avril 2013. Le 13ème paragraphe a été inséré et prévoit que lorsque l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la mention " Autoliquidation " doit désormais apparaître sur la facture.

Le fournisseur n’a pu dans ces situations l’obligation d’indiquer les références (loi ou directive européenne) de la source légale impliquant qu’il ne facture pas de TVA.

Pour rappel, voici les principaux cas d’autoliquidation et les articles correspondant (le fournisseur à la possibilité de maintenir ces mentions, mais en y ajoutant la mention « Autoliquidation ») :

Type d’opération

Source légale

Livraisons intracommunautaires

Article 262 ter I 1°du CGI ou art 138 paragraphe 1 directive 2006/112/CE

Prestations de services intra ou extracommunautaires

Article 283-2 du CGI ou article 44 de la directive 2008/8 du 12 février 2008

Achats de biens ou de prestations de services réalisés auprès d’un assujetti non établi en France

Article 283-1 du code général des impôts ou art 21-1-a de la 6ème directive TVA

Refacturation dans le cadre d’une opération triangulaire intracommunautaire (Facture de revente de l’acheteur/revendeur)

Article 141 de la directive 2006 / 112 / CE du 28 novembre 2006

Ventes en France de déchets neufs d’industrie ou de matières de récupération

 Article 283-2. sexies du CGI

Prestations de services de communications électroniques

Article 283-2 octies du CGI

Pour les livraisons intra-communautaires, l'administration fiscale précise que le maintien sur la facture de la référence législative justifiant l'exonération est nécessaire (BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10, actualité du 18 octobre 2013).

Il est ainsi préférable pour les livraisons intracommunautaires d'indiquer la mention suivante : Autoliquidation par le preneur - Article 262 ter I 1°du CGI (ou art 138 paragraphe 1 directive 2006/112/CE).

Principaux cas d’exonération de TVA et textes correspondants

Le paragraphe 12 de l’Article 242 nonies A du code général des impôts stipule qu’en cas d'exonération, la référence à la disposition pertinente du code général des impôts ou à une directive correspondante (sans autoliquidation par le preneur) doit obligatoirement être mentionnée sur la facture. Le tableau ci-dessous donne des exemples d’exonération et les textes correspondants.

Type d’opération

Mention nécessaire sur la facture

Exportations

Exonération de TVA - Article 262 1° du CGI

Ventes vers les DOM

Exonération de TVA en application des articles 262 I, 1° et 294-2 du CGI

Ventes en franchise (attestation d’exportation)

Exonération de TVA - Article 275 du code général des impôts ou art. 16 §2 de la 6ème directive TVA n°77/388 modifiée.

Opérations des vendeurs relevant du régime des micro-entreprises

 TVA non applicable - article 293 B du CGI 

Prestations réalisées par les organismes de formation professionnelle continue ayant opté pour l’exonération de TVA

Exonération de TVA article 261-4-4° a du CGI

L’option pour le paiement de la TVA sur les débits ou sur les livraisons

En cas d’option exercée par les prestataires de services pour le paiement de la TVA d'après les débits et en cas d’option exercée par les entrepreneurs de travaux immobiliers pour le paiement de la TVA sur les livraisons, malgré le fait que  l'indication de ces options ne soit plus obligatoire, l'administration recommande aux entreprises placées dans cette situation de maintenir cette mention pour la bonne information de leurs clients (pour la déduction de la TVA).

Facturation de biens soumis à la TVA sur la marge

Les négociants en biens d'occasion, en œuvres d’art, en objets de collection d’antiquité qui achètent ces biens pour les revendre sont soumis à la TVA sur la marge. La TVA s'applique ainsi uniquement sur la marge, par différence entre le prix de vente et le prix d'achat.

Dans ce cas, lors de la revente par le négociant (que le destinataire soit ou non assujetti à la TVA), le montant de la vente sera exprimé en valeur TTC. Ce prix intégrera la TVA sur la marge mais avec interdiction de faire apparaître cette TVA sur la facture (Art. 297 E du CGI).

Depuis le décret du 24 avril 2013, la mention « Régime particulier - Biens d'occasion » ou « Régime particulier - Objets d'art » ou « Régime particulier - Objets de collection et d'antiquité » doit apparaître sur la facture de revente (Article 242 nonies A §16 du CGI).

​Sanctions

​Sanctions fiscales

L’article 1737 I du CGI prévoit une amende de 50% des sommes versées ou reçues dans les cas suivants :

Défaut de facturation

L'administration doit apporter la preuve que le professionnel n'a pas respecté l'obligation de facturation. Le contribuable peut éviter l’amende en apportant la preuve de la comptabilisation régulière de la facture.

Le client est solidairement tenu au paiement de l’amende de 50 %.

Factures de complaisance et factures fictives

L’amende est due en cas de travestissement ou dissimulation de l'identité ou l'adresse de ses fournisseurs ou de ses clients, ou en cas de délivrance de facture ne correspondant pas à une livraison ou une prestation de services réelle.


Le II de l'article 1737 du CGI dispose que chaque omission ou inexactitude est sanctionnée par une amende de 15 €. Lorsqu'une facture comporte plusieurs omissions ou inexactitudes, le montant total des amendes dues à ce titre est plafonné à 25 % du montant total de la facture.

La seule omission ou inexactitude de l'une des mentions n'entraîne pas nécessairement la remise en cause de la validité de la facture pour les droits à déduction de la TVA dès lors que l'opération est justifiée dans sa réalité et satisfait aux autres conditions de déduction et si la facture permet de justifier la naissance et l'exercice du droit à déduction par le client.

Enfin, le fournisseur qui facture la TVA à un taux erroné ou à l'occasion d'une opération exonérée ou non imposable est redevable de la TVA (sauf erreur de bonne foi avec facture rectificative). Dans ce cas, le client ne peut pas déduire la TVA facturée à tort.Sanctions pénales

​Sanctions pénales

En outre, le non-respect de la réglementation en matière de facture peut aussi faire l’objet de sanctions pénales pouvant atteindre jusqu'à 75.000 €. L’amende peut être portée à 50% de la somme facturée ou de celle qui aurait due être facturée (art. L.441-4 du code de commerce).

L’ordonnance n°2019-359 du 24 avril 2019, relative à la transparence, aux pratiques restrictives de concurrence et autres pratiques prohibées renforce en outre les sanctions pour infraction aux règles de facturation. L’amende, de nature administrative pourra atteindre jusqu’à 75.000 € pour une personne physique et 375.000 € pour une personne morale. Le montant de l’amende pourra être doublé en cas de récidive dans un délai de 2 ans à compter de la première sanction.

​Sécurisation des factures et émission des factures électroniques

​Factures électroniques

CGI art. 289-V nouveau :

 L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation. Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu'elle soit. Elles tiennent lieu de factures d'origine pour l'application de l'article 286 et du présent article. Leur transmission et mise à disposition sont soumises à l'acceptation du destinataire. 

Les factures électroniques sont donc autorisées. Néanmoins, pour que l’envoie de factures de manière électronique soit valable, certaines conditions doivent être respectées pour garantir la sécurisation de l’envoie et des données.

Pour assurer l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture, l'assujetti peut émettre ou recevoir des factures sous format papier ou (CGI art. 289-VII nouveau, applicable à partir du 1er janvier 2013) :

1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l'entreprise et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ;

2° Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée définie au a du 2 de l'article 233 de la directive 2006/112/ CE du Conseil du 28 novembre 2006 précitée en ce qui concerne les règles de facturation. Un décret précise les conditions d'émission, de signature et de stockage de ces factures ;

3° Soit sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, dans des conditions précisées par décret. 

​Facture électronique : obligatoire progressivement entre 2024 et 2026

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ayant pour client l’État ou les collectivités territoriales ou leurs établissements seront dans l’obligation quelle que soit leur taille, de leur transmettre des factures électroniques.

Le Gouvernement et l’administration fiscale souhaitent aller plus loin et l’imposer à terme de manière progressive dans les relations entre assujettis à la TVA. L’objectif sera essentiellement de mieux lutter contre la fraude à la TVA mais également de simplifier sa collecte auprès des entreprises.

L’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 définit le cadre juridique nécessaire à cette généralisation. L’obligation de facturation électronique s’appliquera progressivement :

  • Au 1er juillet 2024 pour l’émission de factures par les grandes entreprises
  • Au 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
  • Au 1er janvier 2026 pour toutes les entreprises, y compris les PME et microentreprises.

En outre, les entreprises devront transmettre leurs factures B2B (entre professionnels) ainsi que certaines données de transaction (échanges internationaux, ventes aux particuliers, données relatives au paiement) appelé e-reporting, soit sur un portail public (Chorus pro) soit sur une plateforme privée agréée.

​La piste d'audit fiable

En outre, depuis le 1er janvier 2013, pour leurs factures sous format papier ou électronique, les entreprises doivent afin de garantir l'authenticité de leur origine, de l'intégrité de leur contenu et de leur lisibilité pendant toute la période de conservation (6 ans), mettre en place des contrôles documentés et permanents. L'objectif de ces contrôles est d'établir une piste d'audit fiable du processus allant de la commande jusqu'à la facture émise ou reçue (Article 289 -V et VII-1° du CGI).

Le code général des impôts précise que l'obligation de conservation pendant 6 ans concerne les factures mais également les éléments constitutifs des contrôles établissant une piste d'audit fiable. Dans la législation actuelle, tous ces documents doivent être conservés dans leur forme originale par l'entreprise émettrice des factures et par l'entreprise destinataire.  

Ainsi, lorsqu'ils sont sous forme papier, ils ne peuvent ensuite être conservés sous format électronique.

Ce dernier point vient d'être modifié par l'article 33 de la loi relative à la simplification de la vie des entreprises et portant diverses dispositions de simplification et de clarification du droit et des procédures administratives (publié au journal officiel le 21 décembre 2014).

Les documents constitutifs de la piste d'audit fiable pourront désormais être conservés sur support informatique, même s'ils ont été établis à l'origine sous forme papier. Une procédure de numérisation pourra être mise en place dans des conditions qui seront fixées par un arrêté ministériel.

Néanmoins, cette simplification des modalités de conservation ne s'applique qu'aux documents constitutifs de la piste d'audit fiable. Les factures devront encore être conservées pendant 6 ans dans leur forme et leur contenu originels.

​Conservation des factures

Un arrêté du directeur général des finances publiques, en application de l'article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 permet désormais aux entreprises de conserver sous forme numérique, leurs factures émises sous forme papier. L'arrêté du 22 mars fixe les conditions d'application de cette mesure.

​La conservation en format papier des factures reçues sous format papier

Les entreprises vont désormais pouvoir économiser de la place et de l'argent pour le stockage de leurs factures. Jusqu'ici, les professionnels avaient l'obligation de conserver et stocker leurs factures sous leur forme originelle dans laquelle elles été transmises.

Ainsi, en cas de réception de factures sous la forme "papier", l'article L102C du livre des procédures fiscales imposait jusqu'ici leur conservation sous cette forme papier, pendant 6 ans an minimum (durée de conservation fiscale minimum fixée l'article L102B du LPF). Rien n'empêchait jusqu'ici les entreprises à scanner ces factures mais la conservation "papier" restait nécessaire.

​La conservation numérique

Cette obligation, lourde en termes d'espace et de coût vient de prendre fin. L'article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 a instauré la possibilité pour les entreprises de conserver au format électronique les factures établies ou reçues sur support papier, de même que les autres pièces justificatives.

Pour être applicable, cette disposition nécessitait la parution avant le 31 mars 2017 d'un arrêté prévoyant les modalités de numérisation des factures "papiers". C'est désormais chose faite avec cet arrêté du 22 mars.

L'arrêté précise que les couleurs doivent être reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Chaque document numérisé devra être conservé sous le format PDF et être horodaté.

L'administration fiscale a également commenté ces dispositions (actualité BOFiP du 7 février 2018).

CF - TVA - Numérisation des documents constitutifs des contrôles documentés et permanents mis en place par une entreprise mentionnés au 1° du VII de l'article 289 du CGI (loi n°2014-1545 du 20 décembre 2014, art.33) et numérisation des factures papier (loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016, art.16)

http://revuefiduciaire.grouperf.com/lien_spad/?base=LEGI&orig=REVUE_RF_FH&code=LEGITEXT000006069577&numero=289&idspad=LEGIARTI000026949876

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