La législation relative aux modalités de conservation des factures a évolué en 2017 et 2018 de manière à permettre aux professionnels de conserver leurs factures émises ou reçues sous format papier, en format numérique. La prochaine obligation de facturation électronique à compter du 1er juillet 2024 ne modifie par ces règles.
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Législation antérieure au 30 mars 2017 ¶
Avant la réforme applicable depuis le 30 mars 2017, l'article L102C du livre de procédures fiscales (LPF) indiquait que les factures devaient être stockées sous leur forme originelle de transmission ou de mise à disposition. En conséquence :
- les factures reçues sous le format "papier" devaient être conservées obligatoirement sur support papier, même lorsqu'une copie numérisée avait été effectuée
- les factures "électroniques" devaient être conservées sous leur format dématérialisé.
Selon L'article L102B du LPF, ces factures qu’elles soient émises sous format papier ou électronique (de même que les livres, registres, documents, ou pièces justificatives) doivent être conservées pendant 6 ans à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Législation applicable depuis le 30 mars 2017 ¶
La loi de finances rectificative pour 2016 ¶
L'article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 a modifié le contenu des articles L102B et L102C du LPF. Les professionnels peuvent désormais conserver au format électronique leurs pièces justificatives et notamment leurs factures, établies ou reçues sur support papier.
Les professionnels disposent ainsi d’une option entre la conservation papier de ces factures (forme originelle) et leur conversion sous format numérique afin de les stocker pour une durée minimum qui reste fixée à 6 ans. Cette mesure va permettre aux entreprises retenant le choix numérique d’économiser de la place dans les zones d’archivage.
En outre, l’article L102C du LPF prévoit que les factures conservées sous format électronique doivent être stockées sur le territoire français ou sur le territoire d'un autre État membre de l'Union européenne ou d'un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle.
L’arrêté du 22 mars 2017 : les modalités d’application ¶
Pour que ces nouvelles dispositions soient applicables, il fallait qu’un arrêté du ministre chargé du budget précise les modalités de numérisation au plus tard pour le 31 mars 2017. Ce fut chose faite avec l’arrêté du 22 mars 2017.
L'arrêté précise que le transfert d’une facture papier vers un format informatique doit être réalisé dans les conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Les couleurs doivent ainsi être reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur.
En outre, chaque facture numérisée devra obligatoirement être conservée sous le format PDF ou PDF A/3. Ce fichier devra obligatoirement être horodaté afin de conserver la date des différentes opérations réalisées et être assorti d’un dispositif sécurisé fondé sur un certificat (cachet serveur, empreinte numérique, signature électronique notamment).
Article 1 de l'arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier
Le chapitre II bis du titre II de la troisième partie du livre des procédures fiscales est complété par un article A. 102 B-2 ainsi rédigé :
« Art. A. 102 B-2.-I.-Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu.
« Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.
« En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.
« II.-L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.
« Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
« III.-Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
« 1° D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
« 2° D'une empreinte numérique ;
« 3° D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
« 4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
« Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.»
L’administration fiscale a commenté une première fois ces nouvelles dispositions (actualité BOFiP du 7 février 2018). Elle a précisé notamment que par tolérance, le non-respect du code couleur était accepté dans le cas où ces couleurs n’avaient pas de sens précis.
Les opérations de numérisation et d’archivage des factures papier doivent en outre faire l’objet d’une description écrite et doivent faire l’objet de contrôles internes.
Nouvelle doctrine applicable depuis le 1er juillet 2018 ¶
Jusqu’au 30 juin 2018, l’administration fiscale tolérait dans sa doctrine que les factures de ventes conçues sous format électronique puis transmises sous format papier puissent être conservées sous forme dématérialisée selon la procédure du « double électronique ».
L’administration fiscale a changé sa doctrine avec application depuis le 1er juillet 2018 (actualité BOFiP du 20 juillet 2018).
La procédure du double informatique est désormais interdite. Pour leurs factures conçues électroniquement puis transmises sous forme papier, les professionnels ont désormais le choix entre :
- soit imprimer les factures émises en format papier puis les convertir au format PDF ou PDF A/3
- soit directement convertir les factures électroniques sous ce format.
Quelle que soit la solution retenue, la numérisation doit être réalisée selon les conditions fixées à l’article A. 102 B-2 du livre de procédure fiscale, modifié par l’arrêté du 22 mars 2017.
Extrait BOFiP, actualité du 20 juillet 2018, BOI-CF-COM-10-10-30-20, §30
Afin d'assurer la conservation des factures de vente conçues électroniquement pour être adressées papier, les assujettis peuvent :
- soit imprimer les exemplaires papier des factures de vente émise sous forme papier, numériser ces exemplaires et les sécuriser conformément à l'article A. 102 B-2 du LPF ;
- soit sécuriser les fichiers de factures conservés sous format PDF ou PDF A3 conformément aux conditions fixées à l'article A. 102 B-2 du LPF en garantissant la reproduction à l'identique et imprimer ces fichiers pour adresser l’original papier de la facture de vente.
Dans tous les cas, la numérisation de ces factures doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. S'agissant des conditions fixées à l'article A. 102 B-2 du LPF, il convient de se reporter au II-A-2-a § 100 à 107 du BOI-CF-COM-10-10-30-10.
Remarque : Jusqu'au 30 juin 2018, ces factures pouvaient être conservées selon le dispositif du « double électronique » qui consistait à conserver électroniquement dans des conditions spécifiques un double de la facture de vente créée sous forme informatique. Sur les modalités applicables jusqu'au 30 juin 2018, se reporter à la version précédente du présent document.
Source : Actualité BOFiP du 20 juillet 2018
http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000034311685&cidTexte=LEGITEXT000006069583&dateTexte=20170331&categorieLien=id&oldAction=rechCodeArticle&nbResultRech=1