Factures : simplification de la conservation des documents établissant une piste d'audit fiable

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La loi relative à la simplification de la vie des entreprises et portant diverses dispositions de simplification et de clarification du droit et des procédures administratives est parue au journal officiel le 21 décembre 2014. En matière fiscale, elle prévoit notamment un assouplissement des modalités de conservation des documents relatifs à la piste d'audit fiable de sécurisation des factures.

Conservation des factures et piste d'audit fiable

Selon le code général des impôts (CGI, LPF, article L. 102 B et C), les factures émises ou reçues par l'entreprise doivent être stockées sous leur forme originale (papier ou électronique) et doivent être conservées pendant au moins 6 ans à partir de la date de leur établissement.

Les entreprises ont également l'obligation depuis le 1er janvier 2013, pour leurs factures sous format papier ou électronique, de garantir l'authenticité de leur origine, de l'intégrité de leur contenu et de leur lisibilité pendant toute la période de conservation (6 ans) en mettant en place des contrôles documentés et permanents. L'objectif de ces contrôles est d'établir une piste d'audit fiable du processus allant de la commande jusqu'à la facture émise ou reçue (Article 289 -V et VII-1° du CGI).

Mesure de simplification

Le code général des impôts précise que l'obligation de conservation pendant 6 ans concerne les factures mais également les éléments constitutifs des contrôles établissant une piste d'audit fiable. Dans la législation actuelle, tous ces documents doivent être conservés dans leur forme originale par l'entreprise émettrice des factures et par l'entreprise destinataire.  

Ainsi, lorsqu'ils sont sous forme papier, ils ne peuvent ensuite être conservés sous format électronique.

Ce dernier point vient d'être modifié par l'article 33 de la loi relative à la simplification de la vie des entreprises et portant diverses dispositions de simplification et de clarification du droit et des procédures administratives.

Les documents constitutifs de la piste d'audit fiable pourront désormais être conservés sur support informatique, même s'ils ont été établis à l'origine sous forme papier. Une procédure de numérisation pourra être mise en place dans des conditions qui seront fixées par un arrêté ministériel.

Néanmoins, cette simplification des modalités de conservation ne s'applique qu'aux documents constitutifs de la piste d'audit fiable. Les factures devront encore être conservées pendant 6 ans dans leur forme et leur contenu originels.

Article 33 de la loi relative à la simplification de la vie des entreprises et portant diverses dispositions de simplification et de clarification du droit et des procédures administratives

II. - L'article L. 102 B du livre des procédures fiscales est ainsi modifié :
1° La seconde phrase du premier alinéa du I est supprimée ;
2° Après le I, il est inséré un I bis ainsi rédigé :
« I bis. - Les informations, documents, données, traitements informatiques ou système d'information constitutifs des contrôles mentionnés au 1° du VII de l'article 289 du code général des impôts et la documentation décrivant leurs modalités de réalisation doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis, sur support informatique ou sur support papier, quelle que soit leur forme originale. » ;
[...] III. - Les modalités d'archivage électronique des informations, documents, données, traitements informatiques, système d'information et documentation mentionnés au I bis de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales, dans sa rédaction résultant du II du présent article, sont fixées par arrêté du ministre chargé du budget.
IV. - Les I et II entrent en vigueur à la date de publication de l'arrêté mentionné au III, et au plus tard le 1er janvier 2016.

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