Conditions de conservation des factures de ventes « papier »

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La loi de finances pour 2016 permet aux entreprises qui émettent des factures sous forme papier de les conserver sous forme numérique. L’administration fiscale vient de clarifier sa doctrine. Elle ...

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La loi de finances pour 2016 permet aux entreprises qui émettent des factures sous forme papier de les conserver sous forme numérique. L’administration fiscale vient de clarifier sa doctrine. Elle est applicable depuis le 1er juillet 2018 (actualité BOFiP du 20 juillet 2018, publication urgente).

La conservation numérique autorisée

Initialement, les factures émises ou reçues devaient être conservées dans leur état d’origine. Ainsi les factures papier devaient être conservées obligatoirement sous cette forme.

L’article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 a modifié cette règle. Elle permet aux entreprises de numériser leurs factures papier, sans avoir à conserver ensuite les supports papier.

L’arrêté du 22 mars 2017, applicable à compter du 30 mars 2017, a ensuite précisé les modalités de numérisation des factures papier.

Quelles que soient les modalités de conservation (papier ou numérisée), toutes les factures émises ou réceptionnées doivent être conservées pendant une durée d’au moins 6 ans, conformément à l’article L102B du LPF.

La nouvelle doctrine de l’administration fiscale

Jusqu’au 30 juin 2018, les factures de ventes conçues électroniquement puis transmises aux clients sous forme papier pouvaient être conservées sous format dématérialisé selon la procédure du « double électronique ».

Dans une publication urgente, par dérogation au principe de la publication mensuelle (premier mercredi du mois) des instructions à destination des professionnels, l’administration fiscale a publié une nouvelle doctrine à ce sujet, applicable à compter du 1er juillet 2018.

Le double informatique n’est plus autorisé. Les professionnels doivent désormais soit imprimer en format papier les factures émises et les convertir au format PDF ou PDF A3 soit directement convertir les factures électroniques sous ce format.

Dans les deux cas, la numérisation des factures doit être faite selon les conditions fixées à l’article A. 102 B-2 du livre de procédure fiscale.

Extrait BOFiP, actualité du 20 juillet 2018, BOI-CF-COM-10-10-30-20, §30

Afin d'assurer la conservation des factures de vente conçues électroniquement pour être adressées papier, les assujettis peuvent :

- soit imprimer les exemplaires papier des factures de vente émise sous forme papier, numériser ces exemplaires et les sécuriser conformément à l'article A. 102 B-2 du LPF ;

- soit sécuriser les fichiers de factures conservés sous format PDF ou PDF A3 conformément aux conditions fixées à l'article A. 102 B-2 du LPF en garantissant la reproduction à l'identique et imprimer ces fichiers pour adresser l’original papier de la facture de vente.

Dans tous les cas, la numérisation de ces factures doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. S'agissant des conditions fixées à l'article A. 102 B-2 du LPF, il convient de se reporter au II-A-2-a § 100 à 107 du BOI-CF-COM-10-10-30-10.

Remarque : Jusqu'au 30 juin 2018, ces factures pouvaient être conservées selon le dispositif du « double électronique » qui consistait à conserver électroniquement dans des conditions spécifiques un double de la facture de vente créée sous forme informatique. Sur les modalités applicables jusqu'au 30 juin 2018, se reporter à la version précédente du présent document.

Source : Actualité BOFiP du 20 juillet 2018

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