Alors que le support papier tend de plus en plus à être remplacé par la dématérialisation, les documents doivent néanmoins être conservés durant une durée minimale définie par la loi.
Des factures aux procès-verbaux d’assemblées générales en passant par les déclarations de TVA, de nombreux documents sont créés ou reçus par l’entreprise. Ces données intégrées au système d’information de l’entreprise, dont la comptabilité fait partie par exemple, doivent être gardées de 12 mois à une durée indéfinie pour certaines.
| Durée minimale | Précision | Nature du document | Documents |
| 1 an | - | Gestion du personnel | Le décompte des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation |
| 2 ans | - | Civil et commercial | La garantie pour les biens ou services fournis aux consommateurs, particuliers ou professionnels |
| À partir de la résiliation du contrat | Civil et commercial | La police d’assurance | |
| 3 ans | - | Civil et commercial | Les déclarations en douane pour les entreprises ayant réalisé des opérations avec un professionnel installé à l’étranger. Cela concerne aussi bien les importations et exportations avec un pays tiers, que les déclarations d’échange de biens (Ex-DEB, désormais appelés EMEBI et État TVA) et déclaration d’échange de services (DES) pour les opérations réalisées avec un professionnel installé dans un pays membre de l’Union européenne. |
| Gestion du personnel | Les déclarations sociales nominatives (DSN) envoyées aux organismes sociaux (URSSAF, AGIRC-ARRCO, caisses de retraites complémentaires, caisses de prévoyance, etc.) | ||
| - | Le décompte des jours de travail des salariés en « forfait jours ». | ||
| 3 derniers exercices | Social | Les documents liés aux assemblées générales des associés : feuilles de présence et pouvoirs, rapports de gestion, rapport des commissaires aux comptes | |
| 5 ans | - | Civil et commercial | Le contrat ou la convention conclue dans le cadre d’une relation commerciale ou d’une correspondance commerciale |
| - | Civil et commercial | Les documents bancaires transmis ou téléchargés sur Internet, tels les relevés de comptes bancaires, les talons de chèques, etc. | |
| - | Civil et commercial | Les documents de transport de marchandises | |
| À partir de la fin de la protection | Civil et commercial | Le dépôt d’un brevet, d’une marque, d’un dessin ou d’un modèle (document lié à la propriété intellectuelle) | |
| À partir de la fin du mandat | Civil et commercial | Le dossier d’un avocat | |
| À partir de la perte de la personnalité morale | Social | Statuts (société, GIE ou association) | |
| - | Gestion du personnel | Les bulletins de paie, déclarations d’accident du travail et autres documents liés aux contrats de travail, salaires primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite | |
| - | Les observations ou mises en demeure de l’inspection du travail, les vérifications et contrôles du CSE | ||
| 6 ans | La durée passe à 10 ans en cas d’activité frauduleuse | Fiscal | Tout document fiscal, à savoir les déclarations d’impôt (IR ou IS), les rôles reçus des taxes foncières, CFE et CVAE ou autre impôt, les déclarations de TVA, etc. |
| 10 ans | À partir de la livraison ou de la réalisation de la prestation | Civil et commercial | Les contrats de plus de 120 € conclus par voie électronique |
| À partir de la clôture de l’exercice comptable | Comptable | Les livres et registres comptables : journaux comptables, grand-livre, livres d’inventaire, etc. | |
| Les pièces justificatives : factures de vente, factures d’achat, bons de commande, de livraison, de réception, etc. | |||
| Social | Les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) | ||
| 30 ans | - | Civil et commercial | Les contrats d’acquisition et de cessions de biens immobiliers et fonciers |
| Indéfinie | - | Social | Statuts (société, GIE ou association) tant que la personnalité morale existe |
Un simulateur en ligne permet simplement de trouver la durée de conservation minimale légale d’un document à partir de mots clés à l’adresse suivante https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/ConserverSesPapiersPro.
Que risque-t-on à ne pas conserver les documents ?
Le défaut de conservation des documents peut être sanctionné. C’est notamment le cas des documents fiscaux. En effet, l’article L1734 du Code général des impôts (CGI) précise qu’une amende de 10 000 € peut être adressée à l’entreprise qui ne saurait être capable de transmettre dans le délai imparti à l’administration fiscale les documents requis par celle-ci dans le cadre d’un contrôle de comptabilité, quelle qu’en soit la raison (perte ou destruction du document).