Dépenses concernées et pays adhérents
Le remboursement concerne principalement la TVA payée à l’étranger sur des dépenses professionnelles courantes telles que les notes de frais : hébergement, restauration, carburant, location de véhicules, ou encore la participation à des salons. Ces dépenses doivent être justifiées par des factures conformes et être déductibles dans le pays de dépense.
Le dispositif s’applique aux États membres de l’Union européenne ainsi qu’à la Suisse, la Norvège et l’Islande, sous réserve de réciprocité. Chaque pays peut toutefois présenter des règles spécifiques quant aux dépenses éligibles.
Pour pouvoir déposer une demande de remboursement, le montant total de TVA étrangère à récupérer doit généralement atteindre un seuil minimum fixé par chaque pays, souvent autour de 50 à 400 €. Ce seuil vise à éviter les demandes de faible montant peu rentables à traiter. Il est donc recommandé de regrouper les factures pour atteindre ce minimum avant de constituer un dossier. Un dossier par pays et par an semble le bon équilibre.
Modalités de la demande et cadre juridique
Ce dispositif est encadré par la directive 2008/09/CE (ex-8e directive) et les articles 271 IV et 242-0 Z quater du Code général des impôts. Le respect des formalités et des délais est essentiel pour garantir le succès du remboursement.
La demande s’effectue intégralement en ligne sur impots.gouv.fr. Il est nécessaire de scanner les factures et de constituer un dossier distinct pour chaque pays concerné. Le portail guide l’utilisateur à travers les différentes étapes du processus. La date limite de dépôt est fixée au 30 septembre de l’année suivant la période de dépenses, soit le 30 septembre 2025 pour les dépenses de 2024. Le délai de traitement par les administrations étrangères varie généralement entre 4 et 8 mois.
La démarche s’effectuant exclusivement en ligne de manière simplifiée, sous-traiter cette procédure est donc peu rentable, d’autant que les sous-traitants réclament le plus souvent en amont que l’entreprise scanne elle-même toutes les factures.