Les logiciels de caisse sécurisés

Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA)
Fiche pratique

Les commerçants utilisant un système de caisse informatisé ont l’obligation depuis le 1er janvier 2018, de s’assurer que ce dernier est conforme à des critères d’inaltérabilité et de sécurisation des données. Pour la plupart des systèmes, une mise à jour ou un remplacement a été nécessaire.

Sommaire

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​Une mesure instaurée par la loi de finances pour 2016

Jusqu’en 2017, un certain nombre de logiciels ou système de caisse (« caisse enregistreuse ») utilisés pour encaisser et décompter les paiements reçus des clients permettait aux commerçants de supprimer certaines opérations enregistrées. Les paiements en espèces sont particulièrement visés. Ce type de fraude entraîne des pertes fiscales considérables pour l’État. En annulant ces encaissements, le commerçant réduit en effet son chiffre d’affaires et son impôt sur les bénéfices. De même, il encaisse de la TVA collectée auprès des clients, sans que ces sommes ne soient restituées à l’Etat par l’intermédiaire de la déclaration de TVA.

Afin de limiter ce type de fraude, l'article 88 de la loi de finances pour 2016 impose à compter du 1er janvier 2018 à tous les commerçants de s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse informatisé sécurisé. Le commerçant devra veiller à ce que ce système soit certifié, c’est-à-dire qu’il réponde à des critères d'inaltérabilité, de sécurisation et de conservation des données, définis à l’article 286 du CGI.

Article 286 du CGI

3° bis Si elle effectue des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation conformément à l'article 289 du présent code et enregistre ces opérations au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 433-4 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration ;

Concrètement, la plupart des commerces de proximité sont concernés. Néanmoins, seuls les commerçants utilisant un système de caisse informatisé sont concernés. Les commerçants qui se contentent d’inscrire leurs recettes sur un cahier de façon manuelle peuvent continuer à le faire. Ils n’ont aucune obligation d'équipement.

​Les autoentrepreneurs exonérés de TVA exclus de la mesure

Initialement, cette mesure concernait également les micro-entrepreneurs (ex-autoentrepreneurs) et les logiciels de comptabilité et de gestion. L’article 105 de la loi de finances pour 2018 a néanmoins exclut de l’obligation d’équipement :

  • Les logiciels de comptabilité et de gestion
  • Les entités bénéficiant de la franchise en base de TVA (chiffre d’affaires annuel inférieur à 36.800 € pour les prestataires et à 91.900 € pour les autres activités).

Les micro-entrepreneurs sont surtout concernés par ce deuxième point. Étant exonéré de TVA, le risque de fraude est plus faible.  

​Précisions sur le champ d’application

Le ministère de l’Économie et des Finances a également publié en août 2017 sur son site, une foire aux questions, disponible sur le lien suivant : https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/dgfip/controle_fiscal/actualites_reponses/logiciels_de_caisse.pdf

Des précisions sont notamment apportées sur le champ d’application de cette mesure.

  • Les opérations entre professionnels sont exclues de la mesure, seuls les particuliers sont concernés.
  • Tous les types de paiements sont concernés par cette obligation, pas seulement ceux réalisés en espèces.
  • Les terminaux de paiement sont exclus du champ d'application.
  • Les succursales et filiales de groupes étrangers, situés en France entrent dans le champ d'application du dispositif. En revanche, les entreprises étrangères immatriculées à la TVA mais non établies en France sont exclues de l’obligation.

​Contrôle

En application de l’article L.80 O du LPF, les agents de l’administration fiscale peuvent intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels de tout assujetti à la TVA afin notamment de vérifier que le professionnel utilise bien un système de caisse conforme à la législation.

Lors de ce contrôle, l’assujetti doit être en mesure de présenter l’une des deux preuves suivantes :

  • un certificat délivré par un organisme accrédité
  • une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l'administration.

Le 30 décembre 2020, le champ d’application de cette loi était élargi aux logiciels de facturation disposant d’une application de caisse permettant un suivi des encaissements des personnes non assujetties. Cette mise à jour était assortie de tolérances, notamment sur la condition de sécurisation qui était supposée accomplie dès lors que les données étaient conservées dans le logiciel dans lequel la caisse est intégrée, avec retranscription comptable automatique, sans intervention humaine, à partir d’un batch quotidien réalisé le jour de la transaction et dont le contenu ne peut être modifié.

L’administration fiscale (actualité BOFiP du 19 mai 2021) vient de supprimer cette tolérance. L’exonération de clôture quotidienne applicable à ces seuls logiciels est désormais conditionnée à la présentation, sur demande de l'administration fiscale, du total du chiffre d'affaires enregistré sur une période donnée et non plus du total des règlements enregistrés.

Source : Actualité BOFiP du 19 mai 2021

​Sanctions

Si au cours d’un contrôle, un agent de l’administration fiscale constate un manquement à l’obligation prévue au 3° bis de l’article 286 du CGI, le professionnel s’expose à une amende de 7.500 € (article 1770 duodecies du CGI).

Néanmoins, si l’assujetti transmet à l’administration une attestation ou un certificat dans les 30 jours du contrôle, l’amende n’est pas applicable.

L’administration fiscale a en outre commenté cette nouvelle obligation dans sa documentation (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30, 3 août 2016).